como hacer una factura

Cómo facturar paso a paso

¿Cómo hacer una factura? Si eres nuevo autónomo probablemente te estés haciendo esta pregunta, ¿cierto? Y quizá también tengas dudas sobre cómo se calcula el IVA o la retención de IRPF, qué elementos son indispensables...

Por eso, en este artículo resolveremos todas estas cuestiones, y muchas más, para que sepas cómo facturar correctamente, ya sea en Word, en Excel o en un software específico. Y es que cuantas más hagas, mejor, ¿no crees?

Qué es una factura

Lo primero es lo primero, ¿no? De acuerdo con la RAE, la definición de factura es la siguiente:

Cuenta en que se detallan con su precio los artículos vendidos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir su pago.

Y para hacer una factura hay que tener en cuenta la normativa aplicable: el Reglamento de Facturación. De este modo, tanto autónomos como pymes deben emitir facturas por cada trabajo o servicio realizado.

Tipos de factura

Estos son los tipos de facturas que debes conocer.

Factura simplificada y ticket

La factura simplificada reemplazó, desde que entró en vigor la normativa anterior, al ticket que se admitía en operaciones de hasta 3.000 € –IVA incluido– en diversas actividades como el transporte de personas, la hostelería, la venta al por menor, etc.

En la actualidad, los trabajadores autónomos pueden emitir facturas simplificadas en operaciones de hasta 400 €, IVA incluido.

Factura electrónica

Hoy en día, este es uno de los tipos de factura más habituales, puesto que ahorran papel y el cliente las suele recibir directamente en su correo electrónico.

Así las cosas, el reglamento anterior le da el mismo valor a la factura electrónica que a la física. De hecho, es obligatorio que las usen tanto los proveedores de la Administración Pública como las grandes empresas.

Duplicado de factura

Esta es una de las dudas más comunes sobre cómo hacer una factura que tienen muchos autónomos. De forma general, tan solo es posible expedir un original de cada factura. No obstante, se pueden hacer duplicados, donde tendrá que constar el término “duplicado” para que tenga la misma validez que una factura original, en dos escenarios:

Factura rectificativa

Una factura rectificativa entra en juego si hay que corregir una anterior. Los motivos pueden ser varios: que no cumpla con los requisitos legales, que haya una devolución de productos, que hayan descuentos posteriores a la operación...

También tiene que ser utilizada por resolución firme que deje sin efecto o cambie las operaciones hechas, y por auto de declaración concursal del destinatario de la factura.

Tiene que ser expedida cuando se conozcan los motivos que provocan su expedición, y siempre que no hayan transcurrido más de cuatro años desde que la factura a rectificar haya sido emitida.

Factura recapitulativa

Una factura recapitulativa puede incluir en una sola varias operaciones dirigidas a un único destinatario y que tengan fechas diferentes en un mismo mes natural.

Si el destinatario de la misma es empresario o profesional, la expedición tendrá que hacerse antes del día 16 del mes siguiente en el que se hayan realizado las operaciones.

Factura proforma

Una factura proforma informa acerca de una oferta comercial. En ella se indican los productos o servicios que se proporcionan al comprador a un precio determinado. Su objetivo es que el cliente tenga la mayor cantidad de información sobre lo que va a comprar o contratar.

Es importante tener en cuenta que no tiene ningún tipo de valor contable ni tampoco sirve de justificante. Por lo tanto, se recomienda no numerarlas, ni firmarlas o sellarlas, excepto si el cliente lo pide explícitamente.

Cómo hacer una factura

Los siguientes elementos deben incluirse al rellenar una factura para que sea válida y legal:

Cómo se calcula la retención de IRPF de una factura

Este apartado solo concierne a los autónomos profesionales, ya que tanto los trabajadores autónomos como las sociedades no han de hacer la retención de IRPF.

Así las cosas, los tipos de retención son los siguientes:

Cómo se calcula el IVA de una factura

Otro punto importante sobre cómo hacer una factura es el IVA. Los tipos de IVA son los siguientes:

Cómo se calcula el importe total de una factura

El importe total de la factura se calcula dependiendo de si se ha incluido IVA e IRPF:

Veámoslo con un ejemplo en el que un nuevo profesional autónomo vende servicios del régimen general de IVA, cuya retención es de un 7% y el IVA un 21%, por 500 €. Así, la factura sería la siguiente:

Capítulo aparte merecen Canarias, Ceuta y Melilla. En el caso de Canarias deberá aplicarse el IGIC (Impuesto General Indirecto Canario), mientras que en Ceuta y Melilla corresponde el IPSI (Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación), dependiendo del producto o servicio y del lugar donde se desarrolle el hecho imponible.

Si desde la península se vende un producto a Canarias, Ceuta o Melilla, se facturará exento de IVA, puesto que el comprador deberá hacerse cargo de tributar por IGIC o IPSI, según el destino.

Si desde la península se ofrece un servicio a Canarias, Ceuta o Melilla, habrá que diferenciar si el mismo va destinado a un particular o a otra empresa:

Cuándo se emite una factura

No es solo conocer cómo hacer una factura sino saber cuándo es obligatorio. Toda persona que emita alguna factura debe estar dado de alta en Hacienda y conservar una copia, además de facturas recibidas de otros profesionales.

Asimismo, es obligado conservar aquellas facturas en las que se reflejen operaciones del IVA que conlleven cierta actividad (algo que se aplica también a los que no estén sujetas a dicho impuesto y a las sujetas pero no exentas) y si el profesional se acoge a un régimen especial de IVA.

Sin embargo, ciertos regímenes especiales de IVA no requieren la emisión de facturas. Las excepciones que afectan principalmente a operaciones con particulares son las siguientes:

Es obligatorio emitir facturas si el destinatario es empresario o profesional que actúa como tal y cuando el cliente la exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.

Cuál es el plazo para remitir una factura

Las facturas tienen que ser expedidas en el momento de hacerse la operación. Ahora bien, si el destinatario de la misma es un empresario o profesional que actúe como tal hay un margen de un mes a partir de dicho momento.

Sea como fuere, la factura tendrá que expedirse antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se haya hecho la operación.

¿Se puede hacer una factura como particular sin ser autónomo?

Sí, es posible facturar sin estar dado de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). No obstante, hay que estar dado de alta en actividades económicas sin ser autónomo mediante la presentación del modelo 036 o 037, siempre cumpliendo lo siguiente:

Ahora que ya sabes cómo hacer una factura, qué tipos hay, cómo se calcula la retención de IRPF y el IVA, cuándo se emite o el plazo para remitir una, tan solo tienes que empezar. Recuerda, si tienes alguna duda sobre el tema, en Asesorae estaremos encantados de resolvértela.

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