¿Cómo facturar paso a paso?
- ¿Cómo facturar paso a paso?
- Qué es una factura
- Tipos de factura
- Cómo hacer una factura
- Cómo se calcula la retención de IRPF de una factura
- Cómo se calcula el IVA de una factura
- Cómo se calcula el importe total de una factura
- Cuándo se emite una factura
- Cuál es el plazo para remitir una factura
- ¿Se puede hacer una factura como particular sin ser autónomo?
¿Cómo hacer una factura? Si eres nuevo autónomo probablemente te estés haciendo esta pregunta, ¿cierto? Y quizá también tengas dudas sobre cómo se calcula el IVA o la retención de IRPF, qué elementos son indispensables...
Por eso, en este artículo resolveremos todas estas cuestiones, y muchas más, para que sepas cómo facturar correctamente, ya sea en Word, en Excel o en un software específico. Y es que cuantas más hagas, mejor, ¿no crees?
Qué es una factura
Lo primero es lo primero, ¿no? De acuerdo con la RAE, la definición de factura es la siguiente:
Cuenta en que se detallan con su precio los artículos vendidos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir su pago.
Y para hacer una factura hay que tener en cuenta la normativa aplicable: el Reglamento de Facturación. De este modo, tanto autónomos como pymes deben emitir facturas por cada trabajo o servicio realizado.
Tipos de factura
Estos son los tipos de facturas que debes conocer.
Factura simplificada y ticket
La factura simplificada reemplazó, desde que entró en vigor la normativa anterior, al ticket que se admitía en operaciones de hasta 3.000 € –IVA incluido– en diversas actividades como el transporte de personas, la hostelería, la venta al por menor, etc.
En la actualidad, los trabajadores autónomos pueden emitir facturas simplificadas en operaciones de hasta 400 €, IVA incluido.
Factura electrónica
Hoy en día, este es uno de los tipos de factura más habituales, puesto que ahorran papel y el cliente las suele recibir directamente en su correo electrónico.
Así las cosas, el reglamento anterior le da el mismo valor a la factura electrónica que a la física. De hecho, es obligatorio que las usen tanto los proveedores de la Administración Pública como las grandes empresas.
Duplicado de factura
Esta es una de las dudas más comunes sobre cómo hacer una factura que tienen muchos autónomos. De forma general, tan solo es posible expedir un original de cada factura. No obstante, se pueden hacer duplicados, donde tendrá que constar el término “duplicado” para que tenga la misma validez que una factura original, en dos escenarios:
- Cuando una misma entrega de bienes o prestación de servicios tenga varios destinatarios deberá consignarse en la factura original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos.
- Cuando se ha perdido la original.
Factura rectificativa
Una factura rectificativa entra en juego si hay que corregir una anterior. Los motivos pueden ser varios: que no cumpla con los requisitos legales, que haya una devolución de productos, que hayan descuentos posteriores a la operación...
También tiene que ser utilizada por resolución firme que deje sin efecto o cambie las operaciones hechas, y por auto de declaración concursal del destinatario de la factura.
Tiene que ser expedida cuando se conozcan los motivos que provocan su expedición, y siempre que no hayan transcurrido más de cuatro años desde que la factura a rectificar haya sido emitida.
Factura recapitulativa
Una factura recapitulativa puede incluir en una sola varias operaciones dirigidas a un único destinatario y que tengan fechas diferentes en un mismo mes natural.
Si el destinatario de la misma es empresario o profesional, la expedición tendrá que hacerse antes del día 16 del mes siguiente en el que se hayan realizado las operaciones.
Factura proforma
Una factura proforma informa acerca de una oferta comercial. En ella se indican los productos o servicios que se proporcionan al comprador a un precio determinado. Su objetivo es que el cliente tenga la mayor cantidad de información sobre lo que va a comprar o contratar.
Es importante tener en cuenta que no tiene ningún tipo de valor contable ni tampoco sirve de justificante. Por lo tanto, se recomienda no numerarlas, ni firmarlas o sellarlas, excepto si el cliente lo pide explícitamente.
Cómo hacer una factura
Los siguientes elementos deben incluirse al rellenar una factura para que sea válida y legal:
- Datos del emisor: nombres y apellidos, domicilio y NIF o CIF. También se puede incluir un teléfono de contacto o un email.
- Número: número correlativo de la serie de la factura. Tienen que ir ordenados desde el 1 en adelante durante el ejercicio fiscal.
- Fecha: día de emisión de la factura. Han de ser correlativas con el número de la factura. Por ejemplo, que no puede haber con el número 45 de mayo y otra con el 33 de febrero.
- Datos del remitente: nombre y apellidos, dirección y NIF o CIF de la persona que recibe la factura. Se pueden añadir otros datos como teléfono, email, etc.
- Concepto: descripción de la factura. Ha de incluirse la razón (producto o servicio) por la que se emite la misma.
- Base imponible: cuantía de la factura antes de impuestos.
- Retención de IRPF (opcional): retención para autónomos profesionales que oscila del 7% al 15%, según si se trata de un nuevo profesional o no.
- IVA/IGIC/IPSI (opcional): cantidad de IVA que se ha de cobrar en la factura. Casi todas cuentan con el porcentaje general 21%,7% o 4%, a no ser que el tipo del producto sea hiperreducido, reducido o exento, en cuyo caso tendrá que hacerse mención del artículo y la ley que se aplica en las observaciones de la factura.
- Importe total: suma de la base imponible – IRPF + IVA si se han incluido ambos elementos.
- Método de pago: cómo se va a recibir el cobro (efectivo, transferencia, etc.).
- Ley de protección de datos: en todas las facturas emitidas deben mencionarse algunos datos relacionados con esta ley como:
- Identidad de los responsables del tratamiento.
- Finalidad del tratamiento.
- Base jurídica.
- Si se va a ceder la información a terceros.
- Plazo de conservación de datos.
- Vías para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (conocidos como derechos ARCO).
Cómo se calcula la retención de IRPF de una factura
Este apartado solo concierne a los autónomos profesionales, ya que tanto los trabajadores autónomos como las sociedades no han de hacer la retención de IRPF.
Así las cosas, los tipos de retención son los siguientes:
- IRPF reducido para nuevos autónomos: 7% en el período impositivo de inicio de actividades y en los dos siguientes.
- IRPF general para profesionales autónomos: 15%.
Cómo se calcula el IVA de una factura
Otro punto importante sobre cómo hacer una factura es el IVA. Los tipos de IVA son los siguientes:
- IVA superreducido (4%): para el pan, la leche, las frutas, los cereales, los quesos, los libros, los periódicos y revistas no publicitarios, los medicamentos, las sillas de ruedas, las prótesis y las VPO.
- IVA reducido (10%): para los alimentos en general, el transporte, las plantas, los espectáculos deportivos amateur, etc.
- IVA general (21%): para casi todos los productos y servicios, exceptuando los que se incluyan en los anteriores.
- Exento de IVA (0%): es un tipo de IVA muy poco común, a no ser que sea una exportación.
Cómo se calcula el importe total de una factura
El importe total de la factura se calcula dependiendo de si se ha incluido IVA e IRPF:
- Factura sin IVA sin retención de IRPF: el importe total es igual a la base imponible.
- Factura con IVA sin retención de IRPF:el importe total es la base imponible + 21% de la base imponible (o 10% o 4% si procede).
- Factura con IVA y con retención de IRPF: el importe total es la base imponible + IVA (21%, 10% o 4% x base imponible) – retención de IRPF (7% o 15% x base imponible).
Veámoslo con un ejemplo en el que un nuevo profesional autónomo vende servicios del régimen general de IVA, cuya retención es de un 7% y el IVA un 21%, por 500 €. Así, la factura sería la siguiente:
- Base imponible: 500 €
- IVA: 500 € x 0,21 = 105 €
- Retención de IRPF: 500 € x 0,07 = 35 €
- Importe final: 500 € + 105 € – 35 € = 570 €
Capítulo aparte merecen Canarias, Ceuta y Melilla. En el caso de Canarias deberá aplicarse el IGIC (Impuesto General Indirecto Canario), mientras que en Ceuta y Melilla corresponde el IPSI (Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación), dependiendo del producto o servicio y del lugar donde se desarrolle el hecho imponible.
Si desde la península se vende un producto a Canarias, Ceuta o Melilla, se facturará exento de IVA, puesto que el comprador deberá hacerse cargo de tributar por IGIC o IPSI, según el destino.
Si desde la península se ofrece un servicio a Canarias, Ceuta o Melilla, habrá que diferenciar si el mismo va destinado a un particular o a otra empresa:
- Particular: se aplica el IVA, salvo en los servicios de telecomunicaciones, radiodifusión o televisión, en los que se aplica el IGIC o el IPSI.
- Empresa: se aplica el IGIC o el IPSI, según corresponda con la regla o cláusula de cierre, exceptuando los servicios de financieros, publicidad, asesoramiento, auditoría o ingeniería, entre otros, en los que se aplica el IVA.
Cuándo se emite una factura
No es solo conocer cómo hacer una factura sino saber cuándo es obligatorio. Toda persona que emita alguna factura debe estar dado de alta en Hacienda y conservar una copia, además de facturas recibidas de otros profesionales.
Asimismo, es obligado conservar aquellas facturas en las que se reflejen operaciones del IVA que conlleven cierta actividad (algo que se aplica también a los que no estén sujetas a dicho impuesto y a las sujetas pero no exentas) y si el profesional se acoge a un régimen especial de IVA.
Sin embargo, ciertos regímenes especiales de IVA no requieren la emisión de facturas. Las excepciones que afectan principalmente a operaciones con particulares son las siguientes:
- Las exentas de IVA.
- Las realizadas en el régimen especial del recargo de equivalencia.
- Las realizadas en régimen simplificado del IVA, excepto que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
- Las realizadas en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.
Es obligatorio emitir facturas si el destinatario es empresario o profesional que actúa como tal y cuando el cliente la exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.
Cuál es el plazo para remitir una factura
Las facturas tienen que ser expedidas en el momento de hacerse la operación. Ahora bien, si el destinatario de la misma es un empresario o profesional que actúe como tal hay un margen de un mes a partir de dicho momento.
Sea como fuere, la factura tendrá que expedirse antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se haya hecho la operación.
¿Se puede hacer una factura como particular sin ser autónomo?
Sí, es posible facturar sin estar dado de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). No obstante, hay que estar dado de alta en actividades económicas sin ser autónomo mediante la presentación del modelo 036 o 037, siempre cumpliendo lo siguiente:
- Que sea puntual: así se demuestra a Hacienda que no es la principal fuente de ingresos, sino que la actividad es algo esporádico para obtener un extra.
- Que no supere el SMI: en otras palabras, la actividad no puede dar ingresos superiores al salario bruto mensual mínimo establecido en el Real Decreto 231/2020.
Ahora que ya sabes cómo hacer una factura, qué tipos hay, cómo se calcula la retención de IRPF y el IVA, cuándo se emite o el plazo para remitir una, tan solo tienes que empezar. Recuerda, si tienes alguna duda sobre el tema, en Asesorae estaremos encantados de resolvértela.
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