Encontrar una factura pendiente puede ser una sorpresa desagradable, y más aún si no sabemos cómo registrarla correctamente. No obstante, contabilizar facturas atrasadas no tiene por qué ser una tarea traumática si se conoce el proceso adecuado y se cuenta con un software de facturación que simplifique el proceso. ¡A continuación te explicamos todo lo que necesitas saber al respecto!
La legislación actual contempla que se pueden corregir errores involuntarios y para ello establece las herramientas necesarias para contabilizar y declarar facturas pendientes.
Un experto tendrá un plazo de hasta cuatro años desde la fecha de emisión de la factura atrasada para incluirla en su contabilidad y, si está dentro del plazo, solicitar las deducciones correspondientes. No obstante, la situación varía dependiendo si se trata de facturas emitidas o recibidas, por lo que es importante conocer las diferencias antes de profundizar en detalles.
Las facturas emitidas generan ingresos y, por lo tanto, tributos que deben ser pagados en el trimestre en que se generan, aunque el cliente tarde en realizar el pago.
Por esta razón, para contabilizar facturas emitidas con retraso de años anteriores, se debe presentar una declaración complementaria ante Hacienda y asumir el recargo correspondiente al momento de la declaración, que puede variar entre el 5 y el 20% según el tiempo que se haya excedido.
La legislación permite hasta cuatro años para contabilizar facturas recibidas con retraso. Esto significa que, dentro de ese plazo, no hay ningún problema para regularizarlas, pero hay ciertos aspectos a considerar.
En primer lugar, la factura recibida con retraso debe contabilizarse con fecha actual, ya que el IVA repercutido se declarará en el trimestre en curso y no en el correspondiente. Por lo tanto, para contabilizar estas facturas atrasadas, es necesario registrarlas como un nuevo gasto.
Sin embargo, es importante distinguir la deducción de gastos, ya que el IVA y el IRPF son impuestos diferentes y, por lo tanto, están sujetos a diferentes regulaciones.
El tratamiento del Impuesto sobre el Valor Añadido, o IVA, al contabilizar facturas recibidas con retraso es fácil de entender: si no han pasado más de cuatro años desde la fecha de emisión de la factura, podemos reclamar su IVA repercutido y, por lo tanto, recuperar el dinero que pagamos de más por este impuesto en su momento.
Sin embargo, si la factura tiene más de cuatro años, Hacienda nos negará esta deducción y no tendremos otra opción que aceptarlo, ya que está estipulado en su normativa.
El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, o IRPF, es distinto al IVA. Mientras que podemos contabilizar una factura atrasada hasta cuatro años después de su fecha de emisión legalmente, solo podremos reclamar la deducción del IRPF dentro del mismo ejercicio en el que corresponde. Es decir, podremos solicitar una deducción en el IRPF de autónomos al contabilizar facturas atrasadas de meses o trimestres siempre y cuando no se haya cerrado el ejercicio al que corresponden. El cuarto trimestre del año es especialmente útil para regularizar este tipo de situaciones.
Si la factura atrasada corresponde a un ejercicio anterior, no podremos deducir el IRPF. En caso de que deseemos intentarlo, la única opción es presentar una declaración complementaria.
La ley establece que autónomos y pymes tienen un plazo máximo de cuatro años desde la fecha de emisión de una factura para contabilizarla y solicitar deducciones correspondientes. Aunque es posible regularizar estas facturas, no siempre podremos disfrutar de las mismas ventajas de haberlo hecho en el momento indicado, incluso podríamos enfrentar sanciones y recargos si intentamos esquivarlos, lo que sería aún peor.
Un profesional tiene hasta cuatro años para incluir en su contabilidad una factura atrasada, contando a partir de la fecha de emisión de dicho documento.
Para contabilizar los gastos de ejercicios anteriores, se imputan sobre el patrimonio neto del negocio. Sin embargo, a nivel fiscal existen diferencias entre el tratamiento del IVA y el IRPF, como hemos visto anteriormente.
Si no contabilizas y no declaras una factura emitida, Hacienda podría considerar que estás ocultando un ingreso para no tributar por él. En ese caso, si la Agencia Tributaria lo descubre, podría obligarte a pagar lo que debes y aumentar el importe con una sanción del 50% de la cantidad no satisfecha.
Por otro lado, si no contabilizas una factura recibida, no podrás deducir sus impuestos y estarás pagando más de lo necesario. Sin embargo, no te preocupes, tienes hasta cuatro años desde la fecha de emisión de la factura atrasada para contabilizarla y deducir el IVA repercutido. Es importante tener en cuenta que si se trata de una factura de años anteriores, no podrás deducir su IRPF.
¿Tienes dudas sobre cómo contabilizar facturas atrasadas? Contacta con Asesorae y te ayudaremos en todo lo posible sin ningún tipo de compromiso.
