¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
- ¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
- ¿Por qué se deben guardar las facturas?
- ¿Cuál es el plazo general para guardar las facturas y otros documentos?
- ¿Hay excepciones a la norma general?
- ¿Hay casos especiales en el Impuesto sobre Sociedades?
- ¿Hay excepciones en IVA (guardar las facturas de inmovilizado)?
- ¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas si se dan pérdidas?
- Problemas con Hacienda
- Recomendaciones
- Conclusiones
Es posible que en esta época del año hayas pensado en hacer una limpieza de los documentos que has estado guardando, incluyendo las facturas de otros años.
Si es así, te interesa continuar leyendo porque te vamos a contar toda la información acerca de los plazos legales para mantener toda la documentación relacionada con tu negocio.
¿Por qué se deben guardar las facturas?
Las facturas son documentos legales que cumplen con las siguientes funciones:
- Acreditan que se ha realizado un trabajo específico, a quién se le ha prestado y en qué fecha.
- Detallan información del cliente que ha pagado (o debería haber pagado) por el trabajo realizado, lo que facilita la reclamación del pago pendiente en caso de no haberlo recibido.
- Proporcionan información sobre el IVA y las retenciones aplicadas.
Así, la principal utilidad de las facturas es la resolución de controversias relacionadas con los trabajos realizados y los pagos correspondientes.
¿Cuál es el plazo general para guardar las facturas y otros documentos?
De acuerdo con la norma mercantil, es necesario mantener durante un mínimo de 6 años los siguientes documentos:
- Libros de contabilidad (incluyendo los libros obligatorios para autónomos).
- Correspondencia con proveedores y clientes.
- Recibos y cualquier documentación relacionada con tu actividad empresarial.
Teniendo en cuenta el plazo de 6 años, a partir del 1 de enero de 2023 es posible deshacerse de toda la documentación mencionada que corresponda al año 2016 o a años anteriores, para disponer de espacio para los documentos venideros.
¿Hay excepciones a la norma general?
Sin embargo, es importante tener en cuenta que hay algunas excepciones:
- La Agencia Tributaria dispone de un plazo de 4 años para revisar la documentación relacionada con tu actividad empresarial. Por ejemplo, el 30 de junio de 2023 es el último día en el que Hacienda podría revisar la declaración de la renta del año 2018.
- Aunque la regulación fiscal establece un plazo superior a los 6 años, por lo que es recomendable que conserves los documentos durante un periodo de tiempo mayor.
¿Hay casos especiales en el Impuesto sobre Sociedades?
Imaginemos que se produce un problema en el Impuesto sobre Sociedades de ejercicios posteriores. En este caso, no se puede eliminar la documentación hasta que se hayan examinado los ejercicios correspondientes.
¿Hay excepciones en IVA (guardar las facturas de inmovilizado)?
En lo que respecta a las excepciones en el IVA, si compras activos fijos para tu actividad por una cantidad superior a 3.005,06 euros, debes guardar las facturas:
- Un mínimo de 9 años, si son bienes muebles.
- En el caso de bienes inmuebles, un mínimo de 14 años.
Si alguna operación tiene efectos en las declaraciones de IVA de ejercicios posteriores, debes mantener la documentación hasta que no sea posible que te revisen esos ejercicios.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas si se dan pérdidas?
Solo en el caso de las sociedades, Hacienda establecerá un plazo de 10 años si un ejercicio tiene pérdidas o genera una base imponible negativa, así como si generas deducciones que no se han aplicado.
Después de esos 10 años, si aún están pendientes las deducciones y las bases imponibles negativas, debes conservar:
- La declaración del año correspondiente a su generación.
- La contabilidad del ejercicio.
Problemas con Hacienda
Vamos a ver la norma general de la inspección de Hacienda y cómo puede alargarse por interrupciones. Hacienda propone un plazo de 4 años para revisar la documentación, pero este plazo puede interrumpirse tanto por la empresa como por la Administración. La interrupción puede deberse a diferentes motivos, como por ejemplo:
- Que no se esté de acuerdo con lo que te han devuelto en la declaración de la renta.
- Que Hacienda decida revisar una determinada declaración.
En estos casos, el plazo de 4 años empezará a contar nuevamente desde la comunicación que lo interrumpió.
Recomendaciones
Es aconsejable realizar todas las actividades relacionadas con la actividad económica de forma correcta y sin recurrir al fraude. Para ello, se debe revisar los gastos deducibles y asegurarse de que todo lo que se incluye en la contabilidad sea argumentado y correcto desde el principio.
En los últimos años, Hacienda ha estado revisando las declaraciones (ya sea de renta, IVA o cualquier otra) cerca del límite de los 4 años. En muchas ocasiones, han encontrado discrepancias en estas revisiones.
Conclusiones
Después de analizar las diferentes normativas fiscales y mercantiles, se puede concluir que el plazo general para guardar facturas y documentos relacionados con la actividad económica es de seis años.
No obstante, existen algunas excepciones que amplían ese plazo, como es el caso de las sociedades en los que la normativa establece un período de 10 años en situaciones específicas.
También es importante destacar que Hacienda puede interrumpir el plazo de 4 años establecido para la revisión de declaraciones si hay discrepancias o incidencias en la documentación presentada.
En definitiva, es fundamental llevar una gestión adecuada de la documentación y revisar periódicamente los gastos deducibles y la contabilidad para evitar problemas con la administración tributaria.
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