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Los libros obligatorios de una sociedad mercantil
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Los libros obligatorios de una sociedad mercantil

August 8, 2023

¿Estás al corriente de los registros contables de tu empresa? ¿Han sido debidamente autorizados? Todo empresario o dueño de una empresa mercantil está obligado a presentar varios libros contables, mercantiles y fiscales que a veces pueden generar confusiones. Aquí te explicamos cada uno de estos libros que debes presentar.

Tipos de libros contables

El Título III del Código de Comercio, relativo a la contabilidad de los empresarios, establece la obligación de llevar, completar y presentar en el Registro Mercantil los libros de carácter contable, es decir, el libro de inventarios y cuentas anuales y el libro diario.

El plazo para la elaboración de los libros contables es de tres meses desde el cierre del ejercicio contable, que suele coincidir con el año natural.

Un mes después de la elaboración de los libros y cuatro meses después del cierre contable, el empresario individual o la sociedad deben presentar en formato electrónico y vía telemática los libros oficiales en el Registro Mercantil, donde se legalizarán mediante sello para evitar una posible manipulación de la información contenida. La presentación de los libros fuera de plazo no implica sanción.

El plazo mínimo de conservación de los libros contables es de seis años, según lo establecido en el artículo 30 del Código de Comercio y a partir del último asiento realizado. La Ley General Tributaria (artículos 66 a 68) establece un periodo de prescripción de 4 años a partir del día siguiente en el que finaliza el plazo de presentación voluntaria del impuesto.

Libro de inventarios y cuentas anuales

Se trata de un registro contable del ejercicio de una sociedad mercantil (también para el autónomo en estimación directa del sector industrial, comercial o de servicios). El libro de inventarios y cuentas anuales se elabora siguiendo las directrices establecidas por el Plan General de Contabilidad o el Plan General de Contabilidad PYMES y consta de los siguientes apartados:

  • Balance inicial de la empresa detallado.
  • Balances de sumas y saldos de comprobación con una periodicidad máxima trimestral.
  • Inventario de cierre de ejercicio.
  • Una copia de las cuentas anuales, que incluye los siguientes informes:
  • Balance de situación: informe sobre el patrimonio empresarial.
  • Cuenta de pérdidas y ganancias: informe de ingresos, gastos y resultado final.
  • Estado de cambios en el patrimonio neto: informe de variación del patrimonio (los cambios más recientes en el PGC PYMES eximen a las empresas de informar sobre este aspecto).
  • Memoria del ejercicio: explicación y detalle de lo anterior.
  • Estado de flujos de efectivo (sólo para algunas empresas).

Libro diario o libro de cuentas

El libro diario recoge las actividades o eventos económicos diarios de la empresa. Se pueden registrar anotaciones, conocidas como asientos, de todas aquellas operaciones que no excedan de un mes.

Libro mayor de contabilidad

El libro mayor de contabilidad es el registro donde se detallan cada una de las cuentas contables de una empresa, esto es, se incluyen los movimientos de cada cuenta por separado.

Tipos de libros mercantiles

A continuación detallamos otros libros que, aunque no tienen un carácter contable genuino, deben ser completados obligatoriamente por las sociedades. Estos libros deben ser elaborados en formato electrónico para su posterior legalización telemática en el Registro Mercantil.

Libro de actas

El artículo 25 del Código de Comercio establece la obligatoriedad para los empresarios de registrar la actividad de su negocio en los libros contables. De igual manera, el artículo 26 establece la misma obligatoriedad para documentar los acuerdos alcanzados en las juntas de accionistas y consejos de administración a través del libro de actas. Para su uso, este libro debe ser legalizado previamente por el Registrador Mercantil. Cada una de las actas incluidas en el libro debe contener la siguiente información:

  • Fecha y lugar de la celebración de la reunión.
  • Fecha y forma de la convocatoria previa, así como los puntos que se incluyeron en el orden del día.
  • Número de socios y representantes, y capital social aportado por cada uno. En el caso de una Junta Universal, también se deben incluir la fecha, el lugar, el nombre y la firma de cada asistente.
  • Resumen de los asuntos tratados y discutidos durante la reunión.
  • Acuerdos alcanzados y resultado de las votaciones. En este último punto, se debe especificar el número de votos a favor de los acuerdos.
  • Aprobación del acta: este es un punto fundamental para concluir todo lo anterior. No se podrá confirmar los acuerdos alcanzados sin la aprobación de la Junta o Consejo, la firma del Secretario de la misma y el consentimiento del Presidente. En el caso específico de la Junta General, debe ser aprobada por la propia Junta al término de la reunión o en un plazo de quince días por el Presidente y dos socios, uno representando a la minoría y otro a la mayoría. También, los órganos de administración, de acuerdo con lo previsto en la escritura social, pueden aprobar el acta al final de la reunión.

En ocasiones, las actas de las Juntas de Accionistas y Consejos de Administración son certificadas por un notario que se encarga de comprobar el protocolo de convocatoria, la identidad de los asistentes (incluidos el Presidente y el Secretario), transcribir las intervenciones, los acuerdos alcanzados y las objeciones. Estas actas notariales se añadirán al Libro de actas.

Sin embargo, si eres el único socio y administrador de tu empresa, no estás exento de elaborar un acta. En este caso, tus propias decisiones deben estar registradas en un acta con fecha, lugar y acuerdos incluidos.

Libro registro de socios

El libro registro de socios es un libro obligatorio para las Sociedades Limitadas (SL) que tienen su capital dividido en participaciones sociales. En este libro se registran los nombres y datos de identificación de los fundadores y los socios, las transacciones de las participaciones sociales de la SL, el valor de las mismas y los derechos que los socios tienen como titulares de las participaciones sociales.

Libro de registro de acciones nominativas

El funcionamiento es el mismo que el registro de socios, con la salvedad de que se recoge la composición del accionariado de la Sociedad Anónima. Por lo tanto, en el libro registro de acciones nominativas debe constar la denominación social de la empresa (nombre y apellidos si es una persona física), el número y valor de las acciones, así como los derechos de los accionistas por tenerlas.

Libro de registro de la sociedad

En el libro de registro de sociedades de responsabilidad limitada unipersonal (SRLU) se deberá dejar constancia de los acuerdos alcanzados por el socio único.

Tipos de libros fiscales

Existen empresas que están sujetas al Impuesto del Valor Añadido (IVA) y que deben elaborar y gestionar los siguientes libros contables:

¿Tienes dudas sobre los libros obligatorios de una sociedad mercantil? Contacta con Asesorae y te ayudaremos en todo lo posible sin ningún tipo de compromiso.