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Consejos para planificar un viaje de negocios
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Consejos para planificar un viaje de negocios

August 8, 2023

En la actualidad habitamos en un mundo digitalizado, conectado a nivel global y altamente interconectado. A través de herramientas como videoconferencias y reuniones virtuales, es posible mantener comunicación con clientes y otros profesionales sin importar su ubicación en el planeta.

No obstante, existen situaciones en las que es indispensable llevar a cabo reuniones presenciales. Por ejemplo, para visitar instalaciones de producción, presentar nuevos productos en exposiciones, participar en eventos de capacitación en equipo o concretar acuerdos comerciales con clientes.

Cómo planificar un viaje de negocios

En muchas ocasiones, los viajeros se ven en la necesidad de desplazarse a un destino desconocido en el que se sienten incómodos. Para evitar riesgos innecesarios, la investigación se vuelve esencial.

Este hecho cobra especial relevancia en ciudades y países con culturas y costumbres diferentes, pues la falta de conocimiento sobre las mismas puede llevar a ofender a los potenciales clientes. Por ello, adquirir conocimientos sobre la ciudad o país al que se va a viajar puede marcar una gran diferencia al generar una buena primera impresión.

Crea un itinerario detallado

Es importante que el itinerario de un viaje de negocios contenga información precisa acerca del destino, la hora de llegada, los medios de transporte, los nombres de las personas con las que se mantendrán reuniones y cualquier otro detalle relevante. Un itinerario detallado resulta sumamente útil, puesto que permite aprovechar al máximo el tiempo disponible.

Asimismo, el tener un itinerario detallado posibilita a los viajeros consultar rápidamente información importante sobre cualquier aspecto relacionado con el viaje de negocios.

Reserva con suficiente antelación

A medida que se acerca la fecha de un viaje de negocios, los precios de los billetes de avión, alojamiento y alquiler de coches tienden a aumentar. Por lo tanto, reservar con al menos un mes de antelación ayuda a encontrar precios más bajos y mayores opciones.

Es esencial encontrar la ruta de avión más conveniente y corta, así como elegir el mejor alojamiento para las necesidades del viaje.

Además, es importante asegurarse de que el coche esté estacionado en un lugar seguro mientras se encuentra fuera de casa, por lo que se recomienda reservar un parking en el aeropuerto de destino, como en Barajas u otro en cualquier otra zona de España.

Prepara los documentos y el equipo necesario

Aunque pueda parecer evidente, en ocasiones los viajeros se olvidan de tener los documentos de viaje en regla. Por lo tanto, es fundamental comprobar que todos los documentos necesarios estén en orden y completar cualquier trámite antes de presentarse en el aeropuerto, a fin de evitar sorpresas desagradables.

Además, es importante llevar un ordenador portátil o una tablet, junto con sus respectivos cargadores y adaptadores, para hacer que el tiempo de viaje sea más productivo.

Investiga el destino

En muchas ocasiones, los viajeros se ven en la necesidad de desplazarse a un destino desconocido en el que se sienten incómodos. Para evitar riesgos innecesarios, la investigación se vuelve esencial.

Este hecho cobra especial relevancia en ciudades y países con culturas y costumbres diferentes, pues la falta de conocimiento sobre las mismas puede llevar a ofender a los potenciales clientes. Por ello, adquirir conocimientos sobre la ciudad o país al que se va a viajar puede marcar una gran diferencia al generar una buena primera impresión.

Conclusiones

Siguiendo estas recomendaciones al planificar nuestro viaje de negocios, estaremos mejor preparados para afrontar los contratiempos que puedan surgir, y optimizaremos nuestra estancia en el destino visitado, sacando el máximo partido a nuestro trabajo y optimizando nuestro tiempo y rendimiento. Estos consejos harán que nuestro viaje de negocios sea una experiencia gratificante.