Adquirir un ordenador o cualquier equipo informático es hoy una necesidad básica para la mayoría de las empresas y profesionales. Desde la gestión de facturación hasta la atención al cliente o la comunicación interna, la tecnología es una herramienta esencial en el día a día de cualquier negocio.
Sin embargo, a nivel contable, muchos empresarios no tienen claro qué cuenta contable se usa para un ordenador, si deben contabilizar la compra del ordenador como gasto o como inversión, o cómo aplicar la amortización conforme al Plan General Contable (PGC) español.
En esta guía te explicamos, paso a paso, cómo registrar correctamente la compra de equipos informáticos, qué cuentas intervienen y cómo afecta esta operación a tus impuestos.
¿Qué cuenta contable se usa para un ordenador?
Según el Plan General Contable (PGC), los ordenadores se registran dentro del inmovilizado material, ya que son bienes duraderos que se utilizan de forma continuada en la actividad de la empresa. Por tanto, la cuenta contable de un ordenador es la 217 – Equipos para procesos de información.
Detalle de la cuenta 217 – Equipos para procesos informáticos
En esta cuenta se incluye:
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Ordenadores de sobremesa, portátiles y servidores.
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Dispositivos de almacenamiento (discos duros, NAS, etc.).
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Periféricos como impresoras, monitores o escáneres.
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Equipos de red (routers, switches, etc.).
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Otros elementos necesarios para el tratamiento y gestión de la información.
Además del precio del ordenador, también deben incluirse todos los gastos directamente relacionados con su puesta en funcionamiento, como transporte, instalación, seguros o aranceles de importación.
¿Se debe contabilizar la compra del ordenador como gasto o como inversión?
Dependerá del importe y la vida útil del equipo.
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Si el coste del ordenador es elevado y se espera que su uso se prolongue más de un año, debe registrarse como inmovilizado material (cuenta 217) y amortizarse durante su vida útil.
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En cambio, si se trata de un ordenador de bajo valor o uso temporal, puede contabilizarse como gasto corriente, utilizando la cuenta 629 – Otros servicios o 622 – Reparaciones y conservación, según corresponda.
Esta distinción es clave, ya que influye directamente en la deducción fiscal: las inversiones se amortizan gradualmente, mientras que los gastos se deducen íntegramente en el ejercicio en curso.
Cuentas contables relacionadas con la compra del ordenador
A la hora de registrar la adquisición de un equipo informático en la contabilidad, intervienen varias cuentas del PGC:
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217 – Equipos para procesos de información
Registra el valor de adquisición del ordenador y sus componentes. -
523 – Acreedores por inmovilizado a corto plazo
Refleja las deudas con proveedores por la compra del equipo, cuando el pago se realizará en menos de un año. -
281 – Amortización acumulada del inmovilizado material
Recoge la depreciación acumulada del ordenador desde su adquisición hasta la fecha actual. -
681 – Dotación por amortización del inmovilizado material
Registra la cuota anual de amortización como gasto en la cuenta de resultados.
Estas cuentas garantizan que la contabilidad por ordenador refleje con precisión el valor real de los activos tecnológicos de la empresa.
Ejemplo práctico: contabilizar la compra de un ordenador
Imaginemos que una empresa compra un ordenador por 2.000 € más 420 € de IVA (21%) y lo paga al contado. El asiento contable sería el siguiente:
| Cuenta | Concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|---|
| 217 | Equipos para procesos de información | 2.000 | |
| 472 | IVA soportado | 420 | |
| 572 | Bancos | 2.420 |
A partir del siguiente ejercicio, se comenzará a amortizar el ordenador en función de su vida útil, que suele ser de 4 a 5 años, aplicando un coeficiente de amortización del 25 % según las tablas fiscales.
Cómo registrar la amortización del ordenador
Cada año, se contabiliza un gasto por amortización que reduce el valor contable del activo. El asiento sería:
| Cuenta | Concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|---|
| 681 | Dotación por amortización del inmovilizado material | 500 | |
| 281 | Amortización acumulada de equipos informáticos | 500 |
De esta forma, el ordenador se va depreciando progresivamente hasta reflejar su valor real contable.
Consideraciones fiscales importantes
Según la normativa fiscal vigente, los equipos informáticos y tecnológicos siguen considerándose bienes amortizables con una vida útil estimada de cuatro años y un tipo máximo del 25 % anual.
Sin embargo, para autónomos y pymes, existen deducciones adicionales por digitalización y modernización tecnológica incluidas en los programas de ayudas del Kit Digital y otras subvenciones autonómicas.
Por ello, si compras un ordenador para tu empresa, puedes deducirte tanto el IVA como el coste amortizable del equipo, siempre que esté afecto a la actividad económica.
Preguntas frecuentes sobre la cuenta contable del ordenador
¿Qué cuenta contable se usa para registrar un ordenador en contabilidad?
La cuenta contable del ordenador es la 217 – Equipos para procesos informáticos, incluida dentro del inmovilizado material.
¿Puedo contabilizar la compra del ordenador como gasto?
Sí, siempre que el importe sea bajo y no tenga una vida útil superior a un año. En ese caso, puede registrarse directamente como gasto corriente.
¿Cuál es el porcentaje de amortización de un ordenador?
Según las tablas oficiales de Hacienda, el coeficiente máximo de amortización es del 25 % anual, con una vida útil estimada de cuatro años.
¿Cómo afecta la compra de un ordenador a mis impuestos?
El gasto o amortización del ordenador reduce el beneficio imponible de la empresa, por lo que supone una deducción fiscal tanto en IRPF (autónomos) como en Impuesto de Sociedades (empresas).
¿Qué diferencia hay entre la cuenta contable del ordenador y la de otros equipos informáticos?
Ambas pertenecen al grupo 2 del PGC, pero la 217 se usa para ordenadores y hardware, mientras que otras subcuentas pueden emplearse para software o licencias.
Conclusión: confía tu contabilidad informática a Asesorae
Saber cómo contabilizar la compra de un ordenador correctamente es esencial para cumplir con el Plan General Contable y aprovechar todas las deducciones fiscales disponibles. Sin embargo, los detalles técnicos y las actualizaciones normativas pueden resultar complejos.
Por eso, en Asesorae contamos con expertos en contabilidad y fiscalidad para autónomos y empresas, que pueden encargarse de todos tus registros contables y asesorarte en cada paso.
Evita errores contables y maximiza tus beneficios fiscales: deja tu contabilidad en manos profesionales con Asesorae.
