En caso de que tengamos dificultades para guardar documentos debido a problemas de espacio, una solución recomendable es la digitalización, una práctica que se está adoptando cada vez más en el ámbito empresarial.
En muchas situaciones, es común que se deba guardar una gran cantidad de documentos en formato físico, como facturas, tickets, contratos, entre otros. Esto puede generar carpetas llenas de papeles, tanto antiguos como recientes, que necesitan ser almacenados por diferentes motivos. Si te encuentras en esta situación, te sugerimos considerar la digitalización de documentos en tu empresa. Básicamente, se trata de convertir los documentos en papel a formato digital.
La digitalización de documentos se ha convertido en una práctica esencial para aquellas empresas que tienen que almacenar una gran cantidad de documentos, datos y otros archivos, ya sea por un período de tiempo determinado o para acceder a ellos de manera rápida y eficiente.
No es necesario escanear los documentos en papel para convertirlos en formato electrónico. Anteriormente, se requería convertir los documentos en una imagen, realizar un indexado de la información contenida en ellos, y luego configurarlos (es decir, asignarles un nombre y una ubicación de almacenamiento) para poder buscarlos posteriormente.
Sin embargo, gracias a las nuevas tecnologías como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), ahora es mucho más sencillo digitalizar tus documentos. Con solo tomar una fotografía, el OCR permite registrar la información de todos tus documentos y obtener datos importantes sobre el estado de tu negocio.
Para utilizar la tecnología OCR, es necesario tener un software que permita registrar y procesar la información. En Asesorae ofrecemos esta tecnología a través de Kuot.io, nuestro programa de facturación, lo que permite a los usuarios procesar fácilmente la información de sus documentos. Simplemente tomando una foto de los documentos, el OCR registra y procesa la información en su cuenta, lo que asegura que siempre tengas tus cuentas actualizadas y puedas conocer el estado actual de tu negocio.
La digitalización de documentos es una alternativa muy popular que cada vez más empresas están adoptando debido a las numerosas ventajas que ofrece en diferentes ámbitos.
En primer lugar, digitalizar documentos permite contar con más espacio físico de almacenamiento, que se puede destinar a otros fines, lo que mejora la imagen de la empresa en términos de organización y limpieza.
Además, la digitalización permite conservar los documentos por un período de tiempo más prolongado, ya que se evita el deterioro del papel. Además, la seguridad de los documentos también se incrementa, ya que se puede configurar para que solo estén disponibles para ciertas personas.
En consecuencia, esto supone una ventaja organizativa y funcional, ya que facilita el acceso, edición y distribución de información, lo que acelera trámites y proyectos.
También hay que destacar la reducción del papel, lo que no solo representa un ahorro de costos, sino que también contribuye a preservar el medio ambiente al evitar la tala de árboles.
