La factura ordinaria: una obligación legal que debes cumplir en tu negocio

En cuanto a la documentación de una transacción comercial, hay diversos tipos de facturas disponibles. Aunque la más común es la factura ordinaria, la cual detalla la venta de un producto o la prestación de un servicio a un tercero por parte del emisor.

Con el fin de evitar confusiones al elaborar una factura ordinaria, este artículo brinda información sobre sus características específicas.

¿Qué es una factura ordinaria?

Entre los diferentes tipos de facturas contemplados por la ley, la factura ordinaria (también llamada factura completa o factura normal) es la que se utiliza con mayor frecuencia. En ella es necesario incluir toda la información relevante de la operación comercial llevada a cabo entre el emisor y el receptor.

Los empresarios y autónomos tienen la responsabilidad de emitir facturas por todas las transacciones realizadas en el curso de su actividad profesional o empresarial. Asimismo, deben guardar una copia de todos los documentos emitidos, así como los recibidos de otros profesionales.

La legislación también exige llevar un libro en el que se registren todas las facturas emitidas y recibidas.

Características y contenido obligatorio de las facturas ordinarias

El Real Decreto 1619/2012, en su artículo 6, establece que todas las facturas y sus copias deben contener la siguiente información:

• Un número, y en su caso, una serie (cada serie debe tener una numeración correlativa).
• La fecha de emisión.
• El nombre completo o la razón social del emisor y receptor de la factura.
• El Número de Identificación Fiscal (NIF) del emisor.
• El domicilio del emisor y del receptor de la factura.
• Una descripción detallada de las operaciones, especificando los productos vendidos o servicios prestados, la cantidad, precio unitario, descuentos y ofertas.
• El tipo o tipos de impuestos que se aplican, detallando la base y cuota correspondiente a cada tipo de IVA y el porcentaje de retención del IRPF.
• El importe total a pagar.

Además, es necesario incluir otras menciones en la factura en los siguientes casos:

• Operaciones exentas de IVA.
• Entregas intracomunitarias exentas de medios de transporte nuevos.
• El adquirente o destinatario es quien emite la factura en lugar del proveedor o prestador.
• El sujeto pasivo del impuesto es el adquirente o destinatario de la operación (se hará constar la mención inversión del sujeto pasivo).
• Se aplican los regímenes especiales de las agencias de viajes, de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, o el régimen especial del criterio de caja.

Otros datos a tener en cuenta a la hora de emitir una factura ordinaria son los siguientes:

• En cuanto al idioma, las facturas pueden ser emitidas en cualquier lengua, aunque la Agencia Tributaria tiene el derecho de solicitar su traducción al castellano o a cualquier otra lengua oficial de España.
• Por otro lado, el importe puede expresarse en cualquier moneda, siempre y cuando el impuesto se exprese en euros.
• En cuanto a los medios para su emisión, las facturas pueden ser expedidas a través de cualquier medio, ya sea en papel o en formato electrónico. Sin embargo, es importante recordar que el medio utilizado debe garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.

Obligaciones de emitir facturas ordinarias

En general, debes emitir una factura a menos que haya excepciones. Pero también tienes otras obligaciones que debes considerar, como conservar cualquier factura que emitas y también las recibidas de otros profesionales, así como llevar libros de registro de todas las facturas.

Es importante tener en cuenta que si tienes un negocio online o un ecommerce, debes emitir facturas electrónicas. De hecho, la emisión de factura electrónica es obligatoria para la Administración Pública y las grandes empresas desde el año 2015. Todo lo mencionado anteriormente para la factura ordinaria también se aplica a la factura electrónica.

Gestiona tus facturas ordinarias con un programa de facturación

La factura ordinaria o completa es el tipo de factura que se debe presentar para cualquier transacción económica. Es importante tener en cuenta las posibles excepciones que se contemplan en relación a la emisión de la factura y conocer todas las obligaciones que conlleva.

Si eres autónomo o pyme, las facturas ordinarias pueden resultarte muy útiles. Sin embargo, te sugerimos que consideres el uso de herramientas de facturación como Kuot.io que te ayuden a gestionar tu contabilidad de forma más eficiente, faciliten la elaboración de facturas y permitan la generación y presentación de modelos de impuestos.