¿No sabes qué es el libro de actas y cómo rellenarlo? A continuación vamos a explicar qué es y cómo rellenar un libro de actas, así como conocer el proceso de legalización del libro de actas y la diferencia entre este y el libro de socios.
El libro de actas es un registro contable que documenta las reuniones o encuentros entre los socios de una sociedad mercantil durante el ejercicio.
Se trata de uno de los libros obligatorios de una sociedad mercantil y, por lo tanto, es obligatorio recopilar esta información y presentarla al Registro Mercantil anualmente, previa legalización del libro de actas.
En este sentido, es importante conocer los requisitos de información que deben cumplirse para su correcta cumplimentación, así como el proceso de legalización y presentación en el Registro Mercantil.
Anteriormente, el libro de actas se tenía que presentar y legalizar en el Registro Mercantil de forma física. Para ello, se debía realizar los siguientes pasos:
Actualmente, según la ley 14/2013 que establece un cambio en la legalidad, el libro de actas debe ser presentado obligatoriamente en formato digital, lo que simplifica el proceso y lo hace más rápido.
El libro de actas debe tener una estructura concreta, incluyendo tres partes específicas que deben aparecer de forma obligatoria para no omitir información importante. El modelo de libro de actas que se debe seguir es el siguiente:
Para redactar un libro de actas es necesario incluir información de cada una de las actas que se hayan producido en la sociedad. Para elaborar un acta de asamblea ordinaria se debe incluir la siguiente información:
Al finalizar el periodo de un libro de actas, se debe proceder al cierre del mismo y se debe incluir la siguiente información en la diligencia de cierre:
Antes de 2013, el libro de actas se debía legalizar previamente a su cumplimentación, acudiendo físicamente al Registro Mercantil, donde se sellaba en papel. Actualmente, con el cambio al libro de actas digital, no se requiere ninguna legalización de este tipo.
Para legalizar el libro de actas actualmente, se debe utilizar el programa Legalia que el Registro Mercantil proporciona.
Legalia es un programa que permite rellenar el Libro de Actas y legalizarlo para presentarlo ante el Registro Mercantil.
Con este programa, se pueden adjuntar documentos con diferentes formatos (PDF, Excel, Word...) para generar un archivo ZIP, el tipo de documento necesario para subirlo al Registro Mercantil.
Para crear el archivo, se deben añadir los documentos con la información correspondiente al programa Legalia, el cual generará el archivo en el formato requerido.
Para presentar el libro de actas de forma telemática, es necesario descargar el archivo ZIP generado por Legalia y subirlo al Portal de Registradores. Es importante tener en cuenta que se requiere un certificado reconocido con firma digital para acceder a la plataforma y realizar el envío. Puedes consultar el manual para presentar el libro de actas telemáticamente para asegurarte de hacerlo correctamente.
Una vez realizada la presentación, se descarga un archivo en formato XML que puedes guardar para visualizar la presentación en el futuro. Para ello, puedes descargar el Programa para visualizar documentos desde la página web del Registro Mercantil, en el apartado de Programas dentro de General. Al finalizar la presentación, puedes obtener un acuse de recibo o acceder al registro histórico de presentaciones para ver todas las presentaciones realizadas.
Una vez presentado el archivo, podrás obtener la versión en PDF del acuse de recibo del libro de actas.
No todas las sociedades tienen las mismas obligaciones en cuanto a la presentación de documentación. Además del libro de actas, existen otras sociedades que deben presentar más información así como otros libros.
Además de completar el libro de actas, una sociedad limitada (SL) tiene la obligación de mantener el libro de registro de socios, también conocido como acciones nominativas, en el que se registran las participaciones, la propiedad de las mismas y las operaciones que se realicen sobre ellas.
En el libro registro de acciones nominativas se debe registrar información detallada sobre las participaciones, incluyendo la identidad, domicilio y nacionalidad del titular de la participación, así como la titularidad original y las transmisiones realizadas, en caso de haberlas. Asimismo, se debe registrar la constitución de derechos reales o gravámenes que se produzcan sobre las participaciones, indicando el titular tanto de los derechos como de los gravámenes.
Las sociedades constituidas por un único socio o aquellas en las que, aunque haya más de un socio, las participaciones sociales sean propiedad de un solo socio, están obligadas a presentar un libro de registro de contratos.
Las decisiones del socio único deben ser registradas en el libro de actas. Al igual que en el llenado de cada acta en el libro de actas, se debe especificar la fecha y el lugar en el que se tomó la decisión, así como los acuerdos que se hayan incluido.
En el caso de una comunidad de propietarios, también se debe llevar un registro de las actas que se produzcan en la misma. En este registro se deberá recoger la información indicada para el libro de actas, incluyendo datos que puedan identificar cuándo se ha producido, quién ha participado en ella y quién puede votar, los puntos del día, resumen de las intervenciones, acuerdos a los que se ha llegado, resultado de votos y aprobación del acta.
Al igual que se debe registrar la información de las reuniones entre los socios, toda sociedad mercantil debe llevar un registro de los socios que han formado parte de la sociedad.
Desde la constitución de la sociedad, toda empresa debe llevar el registro de los socios que han formado parte de la entidad. Dicho registro se debe realizar en el libro de socios. De forma cronológica, deberán aparecer los datos de los socios, incluyendo nombres y las participaciones. Además, siempre que un socio amplíe el capital o se produzca un cambio en las participaciones de algún socio (venta de participaciones, ampliaciones de capital…) se debe actualizar la información en el libro de socios de manera inmediata.
¿Tienes dudas sobre el libro de actas? Contacta con Asesorae y te ayudaremos en todo lo posible sin ningún tipo de compromiso.
