Si vas a empezar una actividad por tu cuenta o ya estás trabajando como autónomo, es posible que te encuentres con el modelo 840. Este documento sirve para informar a Hacienda si te das de alta, haces algún cambio o cesas tu actividad dentro del Impuesto sobre Actividades Económicas, más conocido como IAE.
El IAE es un impuesto que afecta a quienes desarrollan actividades empresariales, profesionales o artísticas, y su control depende tanto de la Agencia Tributaria como de los ayuntamientos.
En pocas palabras, el modelo 840 es la forma oficial de decirle a Hacienda qué actividad realizas, bajo qué epígrafe y desde cuándo. Gracias a este trámite, tus datos fiscales quedan actualizados y en regla con la Administración.
En este artículo te explicamos de forma clara y paso a paso quién tiene que presentar este modelo, cuándo se hace, cómo se rellena y qué documentos necesitas. También te damos algunos consejos prácticos para que el proceso sea fácil y no pierdas tiempo.
El modelo 840 está ligado al IAE, un tributo que afecta a quienes desarrollan algún tipo de actividad económica en España. Aunque muchas personas están exentas de pagarlo, en ciertos casos sí es obligatorio presentar este modelo para informar a Hacienda sobre el inicio, cambio o cese de una actividad.
En general, deben presentar el modelo 840:
Aunque parezca complicado, no te preocupes: en la mayoría de los casos, los autónomos que facturan menos de un millón de euros al año no tienen que pagar el IAE. Aun así, es importante revisar bien tu situación, ya que puede que tengas que presentar igualmente el modelo 840, incluso si estás exento de pagar el impuesto.
El modelo 840 no se presenta solo una vez: hay varios momentos en los que Hacienda puede pedirte que lo rellenes, dependiendo de lo que ocurra con tu actividad económica. En general, este formulario se utiliza para tres cosas: dar de alta una actividad, informar de alguna modificación o comunicar la baja cuando se deja de trabajar por cuenta propia.
A continuación te explicamos cada caso de forma clara:
Debes presentar el modelo 840 cuando inicias una nueva actividad económica o si tu actividad cambia de categoría y necesitas actualizar el epígrafe del IAE (el listado oficial donde se clasifican las actividades).
En esta declaración tendrás que indicar:
Este paso es importante porque marca el comienzo de tu relación con el IAE. Si no estás exento, también será cuando empieces a tener obligación de pagar el impuesto.
Si ya habías presentado el modelo 840 pero ha habido algún cambio, toca presentar una modificación. Esto puede ocurrir, por ejemplo, si:
Es clave mantener estos datos actualizados para evitar problemas con Hacienda y asegurarte de que el censo de actividades está al día.
La declaración de baja se presenta cuando dejas de ejercer una actividad económica o cuando se cierra la empresa. También puede ser necesaria si te trasladas a otra provincia o si hay una transformación en la empresa que genera una nueva figura legal.
Este paso es fundamental para que Hacienda sepa que ya no tienes la obligación de pagar el IAE y pueda sacarte de su registro.
El modelo 840 no se puede presentar en cualquier momento: hay unos plazos concretos que debes cumplir, y dependen de lo que estés comunicando (alta, modificación o baja). Aquí te explicamos de forma sencilla cuándo toca entregarlo en cada caso:
Si vas a comenzar una nueva actividad económica, tienes un mes desde la fecha de inicio para presentar el modelo 840.
Por ejemplo: si empiezas el 1 de enero, tendrás hasta el 31 de enero para presentar la declaración. Lo habitual es hacerlo ese mismo día o en los días siguientes para no despistarse.
Si ya estás dado de alta pero ocurre algún cambio (como mudarte, añadir una nueva actividad o cambiar la forma jurídica de tu negocio), también tienes un mes desde la fecha en que se produce el cambio para comunicarlo a Hacienda con el modelo 840.
Si decides dejar tu actividad, cerrar tu negocio o se produce alguna situación que te obliga a darte de baja, debes presentar el modelo en el plazo de un mes desde la fecha del cese.
Importante: cumplir con los plazos es fundamental para evitar sanciones, recargos o problemas con la Agencia Tributaria. Aunque no tengas que pagar el IAE por estar exento, es igual de importante presentar el modelo a tiempo si hay algún cambio.
Hoy en día, la mayoría de trámites con Hacienda pueden hacerse por internet, y el modelo 840 no es la excepción. Aun así, si lo prefieres o si no estás familiarizado con los sistemas online, también puedes hacerlo en persona.
A continuación te contamos las dos formas disponibles para presentar el modelo 840: por internet o en papel, para que elijas la que mejor se adapta a ti.
La opción más utilizada por autónomos y empresas es la presentación telemática, ya que permite enviar el modelo desde casa, sin hacer colas y con total seguridad.
¿Qué necesitas para hacerla por internet?
El proceso es sencillo:
Si prefieres hacer el trámite de forma presencial, puedes presentar el modelo 840 en papel. Esta opción todavía está disponible, aunque cada vez se usa menos.
¿Cómo se hace?
No olvides llevar la documentación que te pidan y revisar antes el horario de atención al público.
Una vez allí, sellarán las copias y te entregarán un ejemplar como resguardo.
Antes de rellenar y entregar el modelo 840, es importante tener a mano cierta documentación. Los papeles que vas a necesitar pueden variar un poco dependiendo del tipo de actividad, de si eres autónomo o empresa, o del trámite que vayas a hacer (alta, cambio o baja). Aquí te explicamos lo más habitual:
Atención: en algunas provincias o Comunidades Autónomas pueden pedirte algún papel adicional o aplicar sus propias particularidades. Por eso, lo más recomendable es que antes de hacer el trámite, eches un vistazo a la página web de la Agencia Tributaria o llames a tu Delegación de Hacienda más cercana para confirmar qué necesitas exactamente.
Si estás empezando como autónomo o tienes un negocio, puede que te suene a chino todo lo relacionado con el modelo 840 y el IAE. Pero no te preocupes, aquí te lo explicamos de forma sencilla.
Este modelo está regulado por varias normas, entre ellas:
Ojo: La normativa fiscal se actualiza con frecuencia, así que conviene revisar siempre la información más reciente para evitar errores o quedarte desactualizado.
Si no sabes por dónde empezar, no estás solo. Hay varios recursos a tu alcance para que el trámite te resulte mucho más sencillo:
En su portal online encontrarás guías, vídeos explicativos y manuales paso a paso para hacer todo el proceso sin salir de casa.
La propia Agencia Tributaria dispone de líneas de atención al contribuyente donde puedes hacer consultas sobre tu caso concreto.
Si prefieres que alguien te atienda en persona, puedes pedir cita previa y acudir a tu oficina más cercana para recibir orientación directa.
Si no quieres complicarte, puedes acudir a un profesional. Un asesor especializado como los que forman el equipo de Asesorae puede encargarse del papeleo por ti, evitar errores y asegurarse de que todo se presenta correctamente y en plazo.
Es muy común que, al hacer trámites como la presentación del modelo 840 o revisar la liquidación del IAE, surjan dudas o incluso desacuerdos con Hacienda. Si es tu caso, no te preocupes: hay formas de aclararlo o reclamar.
Si tienes alguna pregunta o algo no te cuadra, estas son las opciones más habituales:
Si crees que Hacienda ha cometido un error o no estás conforme con algún aspecto del proceso, puedes presentar una reclamación administrativa. Se llama recurso económico-administrativo, y sirve para que revisen tu caso sin necesidad de acudir a un juez.
Si tras agotar las vías administrativas sigues creyendo que tienes razón, siempre puedes acudir a los tribunales. Eso sí, este paso es más largo, complejo y, normalmente, no suele ser necesario.
Para que lo veas claro, aquí tienes varios casos reales (y muy comunes) en los que entra en juego el modelo 840:
Aquí van algunas recomendaciones prácticas que te pueden ahorrar tiempo, dinero y más de un dolor de cabeza:
Aunque no tengas que pagar el IAE, puede que igualmente tengas que notificar tu situación con este modelo. Así que conviene mirarlo bien antes de decidir no hacer nada.
Si cambias de actividad, domicilio fiscal o forma jurídica (por ejemplo, pasas de autónomo a sociedad), debes comunicarlo lo antes posible. Evitarás sanciones y posibles errores en tus futuros impuestos.
Algunos ayuntamientos tienen sus propias reglas o trámites complementarios respecto al IAE. Mejor echar un vistazo antes, sobre todo si vas a abrir un local o sede física.
Archiva copias de los formularios, justificantes y cualquier documento relacionado. Te pueden hacer falta si Hacienda revisa tu situación o si necesitas acreditar algo en el futuro.
Aunque el IAE es un tributo con sus propias normas, no funciona de forma aislada. Está bastante relacionado con otros impuestos que también afectan a quienes trabajan por cuenta propia o tienen una empresa:
Tener una contabilidad clara y bien organizada te ayudará a que todo encaje sin errores y a evitar líos con los papeles, retrasos o pagos duplicados.
Además, los epígrafes del IAE (es decir, el código que identifica tu actividad) se usan como referencia para otros impuestos o tasas municipales. Por ejemplo, en algunos pueblos y ciudades sirve para calcular la tasa de basuras, o para aplicar el porcentaje de retención correcto cuando haces una factura.
La buena noticia es que la mayoría de los autónomos y pequeñas empresas están exentos de pagar este impuesto, sobre todo si no superan el millón de euros de facturación al año.
Pero si te toca pagar, el IAE puede suponer un gasto importante, sobre todo en ciudades grandes o si tu negocio está registrado con un epígrafe que implique una base imponible elevada.
Este impuesto lo gestionan los ayuntamientos, y es una fuente de ingresos para ellos. Por eso es fundamental que te asegures de estar bien dado de alta con el epígrafe que realmente corresponde a tu actividad. Si te pasas o eliges uno que no encaja del todo, puedes acabar pagando más de lo necesario.
Cada vez más gestiones con Hacienda se pueden hacer por internet y sin moverte de casa. De hecho, todo apunta a que lo digital será (si no lo es ya) el camino habitual para autónomos y pequeñas empresas. Esto no solo se aplica a la presentación de modelos como el 840, sino también a llevar al día la contabilidad y otros trámites del negocio.
Estas son algunas de las ventajas más claras de usar herramientas digitales:
Si trabajas por tu cuenta o tienes una pequeña empresa, incorporar estas soluciones a tu día a día te puede ahorrar tiempo, preocupaciones y posibles sanciones.
Aunque no lo parezca, el modelo 840 es más que “un papel de Hacienda”. Sirve para comunicar a la Administración que empiezas, cambias o terminas una actividad económica, y está directamente ligado al IAE.
Saber quién tiene que presentarlo, cuándo y cómo hacerlo puede marcar la diferencia entre estar al día o enfrentarte a problemas con Hacienda más adelante.
Lo mejor es que, aunque parezca un trámite complicado al principio, hay muchos recursos para ayudarte: desde guías paso a paso en la web de la Agencia Tributaria, hasta asesores que pueden encargarse de todo por ti. Y si además aprovechas los sistemas online y la automatización, tendrás mucho más fácil mantener tu negocio en orden.
¿Sabías que la gran mayoría de autónomos y pequeños negocios no pagan el IAE? Aunque este impuesto sigue vigente, muchos están exentos gracias a su volumen de facturación. Aquí te dejamos algunas cifras clave para entender mejor cómo funciona todo esto:
Según la Agencia Tributaria, más del 85 % de los contribuyentes no tienen que pagar el Impuesto sobre Actividades Económicas porque facturan menos de un millón de euros al año. Eso sí, aunque estés exento, puede que igualmente tengas que presentar el modelo 840 para notificar tu situación.
Aunque a muchas personas les pase desapercibido, el IAE es una fuente de ingresos importante para los ayuntamientos. En 2022, representó en torno al 5 % del total recaudado por impuestos municipales. Ese dinero se destina, por ejemplo, al mantenimiento de calles, alumbrado o servicios básicos.
Si presentas el modelo 840 fuera de plazo, Hacienda puede imponerte una multa que ronda entre los 150 y 300 euros, dependiendo del tiempo de retraso y de si te lo ha reclamado antes. Por eso es importante estar al tanto de las fechas y presentar todo a tiempo.
En los últimos cinco años, las presentaciones del modelo 840 por internet han aumentado un 25 %. Y no es de extrañar: es más rápido, cómodo y evita colas. La digitalización de gestiones con la Agencia Tributaria sigue avanzando, y usar la sede electrónica es hoy casi la norma.
Según datos del INE, el 30 % de las actividades económicas declaradas en el IAE están relacionadas con servicios profesionales y técnicos (como asesorías, diseño gráfico o consultoría). Le sigue el comercio minorista, que representa un 25 %.
Si vas a darte de alta como autónomo o estás montando un negocio, es normal que te surjan dudas sobre impuestos y papeleos. Aquí te dejamos una recopilación de preguntas típicas sobre el modelo 840 y el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE), explicadas de forma clara y con palabras del día a día.
Si estás obligado a pagar el IAE, tendrás que presentar ambos modelos.
Solo tienen que pagar el IAE:
Si no llegas a ese volumen de ingresos, estarás exento del pago, pero puede que igual tengas que informar presentando el modelo 840.
Tienes un mes desde que inicias la actividad para presentar el modelo 840 y darte de alta. No cumplir este plazo puede acarrear sanciones económicas, así que es mejor no dejarlo pasar.
El pago del IAE normalmente se realiza entre el 1 de septiembre y el 20 de noviembre, aunque la fecha concreta puede variar según el ayuntamiento y la forma de gestión del impuesto en cada lugar.
Al hacer el trámite necesitarás:
Aunque estés exento de pagar, en muchos casos tendrás que presentar el modelo 840 igual, para que Hacienda tenga constancia de tu actividad. Es una forma de cumplir con las obligaciones censales sin tener que abonar el impuesto.
¿Qué diferencia hay entre alta, modificación y baja en el IAE?
Presentarlo fuera de plazo puede acarrear multas de entre 150 y 300 euros, dependiendo de cuánto te hayas retrasado y de si ya te habían requerido la presentación.
Tienes dos formas de hacerlo:
Como has podido comprobar, entender cómo funciona el modelo 840, el IAE y sus distintas implicaciones no siempre es sencillo, sobre todo si estás dando tus primeros pasos como autónomo o emprendedor. Aunque hay información disponible, interpretarla correctamente y cumplir con los plazos puede ser un verdadero dolor de cabeza.
Además, cada caso tiene sus particularidades: exenciones, epígrafes, normativa local… y cualquier despiste puede traducirse en multas o trámites innecesarios.
Por eso, si quieres asegurarte de que todo está en regla desde el primer día y no perder tiempo con papeleos, lo mejor es contar con la ayuda de profesionales.
En Asesorae somos especialistas en asesoría contable, fiscal y laboral para autónomos, pymes y emprendedores. Te ayudamos con:
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