En el desarrollo de sus operaciones diarias, todas las empresas necesitan realizar proyecciones constantes sobre su futuro financiero. Esto es especialmente relevante en cuanto a su capacidad financiera, ya que las empresas deben conocer su situación monetaria para evitar dificultades de liquidez y poder llevar a cabo inversiones. En este sentido, el presupuesto de tesorería es un documento crucial para lograrlo.
Relacionado con el ratio de tesorería, el presupuesto de tesorería es un reporte financiero que se emplea para anticipar el flujo de efectivo entrante y saliente de una empresa en un plazo específico, generalmente a corto plazo (un mes, trimestre, semestre o año). Este informe se fundamenta en las previsiones de cobros y pagos para dicho plazo (no se debe confundir con los ingresos y gastos), así como en los saldos de las cuentas bancarias y las obligaciones de pago que existen.
Un presupuesto de tesorería tiene como finalidad la planificación y el control de los flujos de efectivo de una empresa en un periodo determinado, usualmente de un año. Esto es crucial para lograr una adecuada gestión financiera, ya que permite prever las necesidades de efectivo y asegurarse de que la empresa tenga suficiente liquidez para cumplir con sus obligaciones financieras.
Asimismo, el presupuesto de tesorería facilita la planificación de las actividades operativas e inversoras, anticipa situaciones de déficit o excedente de efectivo, lo que permite tomar medidas preventivas o correctivas para evitar problemas financieros.
Por último, este reporte también es útil para evaluar el impacto de diferentes escenarios hipotéticos dentro de la empresa. Por ejemplo, si se prevé una disminución en las ventas, el presupuesto de tesorería puede mostrar cómo afectaría esto los flujos de efectivo y, por tanto, se pueden tomar medidas para reducir los efectos negativos.
Las principales metas del presupuesto de tesorería son las siguientes:
Una vez que conocemos la definición y el propósito del presupuesto de tesorería, podemos centrarnos en los pasos necesarios para elaborarlo.
El primer paso para elaborar un presupuesto de tesorería es registrar detalladamente todas las entradas de efectivo esperadas durante el período que se está presupuestando. Estos cobros incluyen los cobros regulares, como las ventas y los servicios, así como cualquier otra entrada de dinero que se espere, como préstamos, subvenciones o inversiones.
Al igual que con los cobros, es fundamental contar con una lista detallada de todas las salidas de efectivo que la empresa espera realizar durante el período que se está presupuestando. En esta lista se incluyen los pagos regulares, como los pagos de nómina, los pagos de alquiler, los suministros, los pagos a proveedores y los servicios públicos, así como cualquier otro pago que se espere realizar, como gastos de publicidad, viajes, compras de activos, entre otros.
Una vez que se hayan identificado tanto las entradas como las salidas de efectivo para el periodo de análisis, es importante revisar el presupuesto para asegurarse de que sea realista y se ajuste a las necesidades de la empresa. Si es necesario, se pueden hacer ajustes para garantizar que el saldo final sea suficiente para cubrir todos los gastos previstos.
Finalmente, una vez que se haya completado el presupuesto de tesorería, es fundamental mantenerlo actualizado de forma regular para asegurarse de que se cumplan los objetivos financieros de la empresa. Si es necesario, se pueden hacer ajustes para mantener el flujo de efectivo en un nivel saludable y sostenible.
Para elaborar un presupuesto de tesorería se pueden utilizar dos herramientas básicas: hojas de cálculo de Excel y software específico de tesorería.
Las hojas de cálculo de Excel, creadas con el software Microsoft Excel del paquete de programas Microsoft Office, permiten a los usuarios crear y manipular datos numéricos y alfanuméricos en filas y columnas, lo que facilita la organización y el análisis de la información. Sin embargo, a pesar de ser una de las herramientas más utilizadas para realizar presupuestos de tesorería, presentan una serie de inconvenientes:
En los últimos años, los programas de tesorería específicos han ido ganando terreno a las hojas de cálculo, especialmente al Excel. Sus ventajas son las siguientes:
Si bien las hojas de cálculo como Excel han sido utilizadas durante mucho tiempo para crear y mantener estos presupuestos, los software específicos de tesorería han ganado terreno en los últimos años debido a sus numerosas ventajas, como la automatización, la integración con otros sistemas empresariales, la precisión, la accesibilidad y la seguridad de los datos y la facilidad de uso.
Es importante que las empresas comprendan la importancia de los presupuestos de tesorería y consideren la adopción de software de tesorería para maximizar la eficiencia y precisión de sus presupuestos financieros.
