Presupuesto de tesorería: ¿qué es y para qué se elabora?
- Presupuesto de tesorería: ¿qué es y para qué se elabora?
- ¿Qué es el presupuesto de tesorería?
- ¿Para qué sirve el presupuesto de tesorería?
- ¿Cuáles son los objetivos del presupuesto de tesorería?
- ¿Cómo hacer un presupuesto de tesorería paso a paso?
- ¿Qué herramientas hay para hacer un presupuesto de tesorería?
- Conclusiones
En el desarrollo de sus operaciones diarias, todas las empresas necesitan realizar proyecciones constantes sobre su futuro financiero. Esto es especialmente relevante en cuanto a su capacidad financiera, ya que las empresas deben conocer su situación monetaria para evitar dificultades de liquidez y poder llevar a cabo inversiones. En este sentido, el presupuesto de tesorería es un documento crucial para lograrlo.
¿Qué es el presupuesto de tesorería?
Relacionado con el ratio de tesorería, el presupuesto de tesorería es un reporte financiero que se emplea para anticipar el flujo de efectivo entrante y saliente de una empresa en un plazo específico, generalmente a corto plazo (un mes, trimestre, semestre o año). Este informe se fundamenta en las previsiones de cobros y pagos para dicho plazo (no se debe confundir con los ingresos y gastos), así como en los saldos de las cuentas bancarias y las obligaciones de pago que existen.
¿Para qué sirve el presupuesto de tesorería?
Un presupuesto de tesorería tiene como finalidad la planificación y el control de los flujos de efectivo de una empresa en un periodo determinado, usualmente de un año. Esto es crucial para lograr una adecuada gestión financiera, ya que permite prever las necesidades de efectivo y asegurarse de que la empresa tenga suficiente liquidez para cumplir con sus obligaciones financieras.
Asimismo, el presupuesto de tesorería facilita la planificación de las actividades operativas e inversoras, anticipa situaciones de déficit o excedente de efectivo, lo que permite tomar medidas preventivas o correctivas para evitar problemas financieros.
Por último, este reporte también es útil para evaluar el impacto de diferentes escenarios hipotéticos dentro de la empresa. Por ejemplo, si se prevé una disminución en las ventas, el presupuesto de tesorería puede mostrar cómo afectaría esto los flujos de efectivo y, por tanto, se pueden tomar medidas para reducir los efectos negativos.
¿Cuáles son los objetivos del presupuesto de tesorería?
Las principales metas del presupuesto de tesorería son las siguientes:
- Asegurar que la empresa cuente con suficiente efectivo disponible para cumplir con sus obligaciones financieras.
- Cumplir con el pago a proveedores, el pago de salarios a sus empleados, de impuestos y otros gastos recurrentes.
- Financiar inversiones o proyectos especiales.
- Planificar y tomar decisiones informadas acerca de la gestión de liquidez.
- Identificar cualquier brecha entre los ingresos y gastos previstos y las necesidades de financiación a corto plazo.
¿Cómo hacer un presupuesto de tesorería paso a paso?
Una vez que conocemos la definición y el propósito del presupuesto de tesorería, podemos centrarnos en los pasos necesarios para elaborarlo.
1. Identificar las entradas de efectivo previstas
El primer paso para elaborar un presupuesto de tesorería es registrar detalladamente todas las entradas de efectivo esperadas durante el período que se está presupuestando. Estos cobros incluyen los cobros regulares, como las ventas y los servicios, así como cualquier otra entrada de dinero que se espere, como préstamos, subvenciones o inversiones.
2. Identificar las salidas de efectivo previstas
Al igual que con los cobros, es fundamental contar con una lista detallada de todas las salidas de efectivo que la empresa espera realizar durante el período que se está presupuestando. En esta lista se incluyen los pagos regulares, como los pagos de nómina, los pagos de alquiler, los suministros, los pagos a proveedores y los servicios públicos, así como cualquier otro pago que se espere realizar, como gastos de publicidad, viajes, compras de activos, entre otros.
3. Revisión del presupuesto
Una vez que se hayan identificado tanto las entradas como las salidas de efectivo para el periodo de análisis, es importante revisar el presupuesto para asegurarse de que sea realista y se ajuste a las necesidades de la empresa. Si es necesario, se pueden hacer ajustes para garantizar que el saldo final sea suficiente para cubrir todos los gastos previstos.
4. Actualizar y controlar el presupuesto
Finalmente, una vez que se haya completado el presupuesto de tesorería, es fundamental mantenerlo actualizado de forma regular para asegurarse de que se cumplan los objetivos financieros de la empresa. Si es necesario, se pueden hacer ajustes para mantener el flujo de efectivo en un nivel saludable y sostenible.
¿Qué herramientas hay para hacer un presupuesto de tesorería?
Para elaborar un presupuesto de tesorería se pueden utilizar dos herramientas básicas: hojas de cálculo de Excel y software específico de tesorería.
Hojas de Excel
Las hojas de cálculo de Excel, creadas con el software Microsoft Excel del paquete de programas Microsoft Office, permiten a los usuarios crear y manipular datos numéricos y alfanuméricos en filas y columnas, lo que facilita la organización y el análisis de la información. Sin embargo, a pesar de ser una de las herramientas más utilizadas para realizar presupuestos de tesorería, presentan una serie de inconvenientes:
- Posibilidad de errores humanos al ingresar datos, lo que puede llevar a la creación de presupuestos imprecisos.
- Limitaciones en cuanto a la cantidad de información que se puede ingresar en una sola celda, lo que puede dificultar la entrada de datos detallados y complejos.
- Falta de automatización en muchas de las tareas necesarias para crear y mantener un presupuesto de tesorería, lo que puede ser tedioso y propenso a errores.
- Dificultad para colaborar y mantener actualizados y precisos los datos si varias personas trabajan en el mismo presupuesto de tesorería en diferentes hojas de Excel.
- Dificultad para realizar un seguimiento de los cambios y entender cómo afectan al presupuesto general, ya que no suelen contar con control de versiones.
Software de tesorería
En los últimos años, los programas de tesorería específicos han ido ganando terreno a las hojas de cálculo, especialmente al Excel. Sus ventajas son las siguientes:
- Automatización: el software de tesorería está diseñado para automatizar gran parte del proceso de presupuestación. Estos sistemas son capaces de hacer previsiones bastante precisas, tomando como base información histórica y otros datos, como las tendencias del mercado en cada momento.
- Integración con ERP y otros sistemas empresariales: este tipo de software suele estar integrado con la contabilidad de la empresa, de manera que los datos están disponibles en el sistema y no es necesario dedicar un recurso específico para introducir la información. Además, es un proceso que se retroalimenta, y también permite que la información del presupuesto se pueda controlar dentro de los sistemas empresariales.
- Mayor precisión: los programas de tesorería suelen incluir herramientas y funciones de análisis y modelado financiero avanzado, lo que permite una mayor precisión en la elaboración de presupuestos de tesorería. Estas herramientas y funciones permiten simular escenarios hipotéticos y evaluar el impacto de diferentes decisiones financieras en la situación de tesorería de la empresa.
- Accesibilidad y seguridad de los datos: este tipo de software suele ser sistemas en línea, generalmente en la nube, lo que significa que los usuarios pueden acceder a ellos desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Además, suelen incluir medidas de seguridad avanzadas para proteger los datos financieros confidenciales de la empresa.
- Facilidad de uso: los programas de tesorería suelen ser intuitivos y fáciles de usar, lo que significa que no se requiere un conocimiento especializado de finanzas para utilizarlos. Además, suelen incluir una amplia gama de tutoriales y recursos de formación para ayudar a los usuarios a comprender y utilizar las funciones del software.
Conclusiones
Si bien las hojas de cálculo como Excel han sido utilizadas durante mucho tiempo para crear y mantener estos presupuestos, los software específicos de tesorería han ganado terreno en los últimos años debido a sus numerosas ventajas, como la automatización, la integración con otros sistemas empresariales, la precisión, la accesibilidad y la seguridad de los datos y la facilidad de uso.
Es importante que las empresas comprendan la importancia de los presupuestos de tesorería y consideren la adopción de software de tesorería para maximizar la eficiencia y precisión de sus presupuestos financieros.
