La solicitud de un duplicado de factura es una situación habitual en la gestión diaria de autónomos y empresas. Clientes que pierden la factura original, operaciones con varios destinatarios o simples necesidades administrativas generan dudas recurrentes: ¿es obligatorio emitirlo?, ¿tiene la misma validez fiscal?, ¿en qué se diferencia de una copia?
En este artículo te explicamos qué es un duplicado de factura, cuándo puede y debe emitirse según la normativa española, cuáles son sus requisitos formales y cómo afecta a la contabilidad, al IVA y al control de tus ingresos y gastos.
¿Qué es un duplicado de factura?
Un duplicado de factura es un documento emitido por el mismo proveedor que expidió la factura original y que contiene exactamente los mismos datos (fecha, numeración, base imponible del IVA, tipo impositivo, importe total, etc.).
La diferencia esencial es que debe incluir de forma clara y visible la mención “Duplicado”.
A efectos fiscales, el duplicado tiene la misma validez legal que la factura original, siempre que se emita conforme a la normativa.
Normativa aplicable al duplicado de factura
La regulación se encuentra en el Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento de facturación.
Concretamente, el artículo 14 establece que solo puede emitirse un duplicado en los siguientes supuestos:
- Cuando en una misma operación existen varios destinatarios de los bienes o servicios.
- Cuando el destinatario ha perdido la factura original y lo acredita.
Este criterio ha sido reiterado en distintas consultas de la Dirección General de Tributos, que confirma que el duplicado sustituye plenamente al original a efectos tributarios.
¿Cuándo se puede emitir un duplicado de factura?
Los casos más habituales son:
- Extravío o destrucción de la factura original por parte del cliente.
- Operaciones con varios clientes o destinatarios.
- Necesidades administrativas, contables o de justificación ante terceros.
Fuera de estos supuestos, no existe una obligación general de emitir duplicados, aunque hacerlo suele evitar conflictos comerciales.
¿Cómo hacer un duplicado de factura correctamente?
El procedimiento es sencillo, pero debe respetar ciertos requisitos formales:
- Mismos datos que la factura original
- Numeración y serie.
- Fecha de expedición.
- Descripción de la operación.
- Base imponible del IVA, tipo y cuota.
- Indicación expresa de “Duplicado”
- Debe figurar de forma visible y literal.
- Conservación del documento
- El duplicado debe conservarse durante el mismo plazo legal que la factura original.
No se permite modificar importes, fechas ni conceptos. Si existe un error, debe emitirse una factura rectificativa, no un duplicado.
Diferencia entre copia y duplicado de factura
Aunque suelen confundirse, no son lo mismo:
- Duplicado de factura: se entrega al cliente y tiene plena validez fiscal.
- Copia de factura: se conserva internamente por el emisor y no sustituye a la factura original frente a terceros.
Ambos documentos deben indicar claramente su naturaleza (“Duplicado” o “Copia”) para evitar confusiones en una inspección.
¿Es obligatorio emitir un duplicado de factura?
No existe una obligación general, pero sí debe emitirse cuando:
- El cliente acredita la pérdida del original.
- La operación tiene varios destinatarios.
En la práctica, emitir duplicados cuando se solicitan mejora la transparencia y reduce riesgos legales.
¿Duplicar una factura es delito?
No. Emitir un duplicado conforme a la normativa es totalmente legal.
Lo que sí puede derivar en sanciones o incluso en un delito fiscal es:
- Alterar los datos de la factura original.
- Emitir duplicados falsos.
- Usar duplicados para justificar operaciones inexistentes.
¿Se puede cobrar por un duplicado de factura?
La normativa no lo prohíbe expresamente. Algunas empresas aplican un pequeño cargo administrativo, aunque lo más habitual es emitirlo sin coste como parte del servicio al cliente.
¿Cuál es el plazo para solicitar un duplicado de factura?
Las facturas deben conservarse durante cuatro años, plazo de prescripción fiscal según la Ley General Tributaria.
Dentro de ese periodo, el cliente puede solicitar un duplicado con plena validez.
¿Se puede emitir un duplicado de factura electrónica?
Sí. Las facturas electrónicas y sus duplicados tienen la misma validez que las facturas en papel, siempre que cumplan los requisitos de autenticidad, integridad y conservación.
Errores comunes al emitir duplicados de facturas
- Cambiar la numeración o la fecha.
- No indicar claramente “Duplicado”.
- Usar el duplicado para corregir errores (debe usarse factura rectificativa).
- No conservar copia durante el plazo legal.
Preguntas frecuentes sobre el duplicado de factura
¿El duplicado tiene la misma validez que la factura original?
Sí, siempre que cumpla con la normativa de facturación.
¿Puedo emitir un duplicado sin que el cliente lo solicite?
Solo es obligatorio en los supuestos previstos por la ley, aunque puede emitirse voluntariamente.
¿Qué pasa si se pierden el original y el duplicado?
El emisor debe conservar una copia durante el plazo legal y puede volver a expedir un duplicado válido.
Conclusión: gestiona tus facturas con seguridad y sin errores
El duplicado de factura es una herramienta clave para resolver incidencias habituales en la gestión documental de autónomos y pymes. Emitirlo correctamente evita problemas con Hacienda, facilita el control contable y protege la relación con tus clientes.
Como expertos en gestión de facturación y contabilidad te ayudamos a gestionar tu facturación, el IVA y la contabilidad cumpliendo la normativa vigente, con un enfoque cercano y adaptado a las particularidades fiscales de Canarias.
Confía en Asesorae y deja la gestión de tus facturas en manos de profesionales.
