La factura de canje: muy útil para pymes y autónomos

Es común que las empresas y autónomos que emiten facturas simplificadas o tickets se enfrenten a situaciones en las que los clientes solicitan una factura de canje. A pesar de que es un documento sencillo, suelen surgir muchas dudas acerca de cuándo y cómo deben realizarse estas facturas, las cuales son populares y necesarias para algunos profesionales.

En este artículo se resolverán todas las dudas acerca de las facturas de canje. Se explicará en qué consisten, cuáles son sus requisitos, los pasos necesarios para crearlas y se proporcionará un ejemplo básico. Además, se responderán algunas preguntas frecuentes para que tengas toda la información necesaria sobre este tipo de facturas sustitutivas.

¿Qué es una factura de canje?

La factura de canje, también conocida como factura de sustitución, es un documento que se utiliza para reemplazar o complementar una factura simplificada o ticket. Este documento actúa como una "copia mejorada", ya que proporciona información adicional a la que se encuentra en la factura simplificada original.

Este tipo de factura es muy útil como justificante para la recuperación del IVA y también puede ser la única opción para solicitar una factura ordinaria cuando se ha pasado el plazo. Es por eso que muchos clientes suelen pedirlas. Aunque pueden tener objetivos similares, es importante destacar que las facturas de canje no se consideran facturas rectificativas.

¿Qué requisitos tienen las facturas de canje?

Para solicitar y emitir una factura de canje es importante conocer los siguientes requisitos:

• La solicitud de una factura de canje para una factura simplificada puede realizarse en un plazo máximo de 4 años desde su emisión.
• Las facturas de canje pueden ser solicitadas por cualquier empresa o autónomo que haya recibido una factura simplificada por un bien o servicio, así como por aquellas empresas autorizadas que ofrecen el servicio de recuperación de IVA para profesionales.
• Es necesario presentar la factura simplificada original o, en su defecto, una copia digital certificada mediante una aplicación homologada por la AEAT.
• Si la solicitud es realizada por una empresa externa, deberán presentar una autorización del cliente que recibió la factura simplificada, así como una declaración de procedencia de los tickets donde se responsabilicen del destinatario final de esa factura.

¿Cómo se hace una factura de canje?

La emisión de facturas de canje es similar a la emisión de cualquier factura ordinaria, pero hay que tener en cuenta algunos aspectos para que sea válida. Te explicamos cómo hacer una factura de canje en simples pasos:

• Revisar la documentación necesaria: Antes de emitir una factura de canje, es importante comprobar que se cumplen los requisitos para su emisión, como ya mencionamos en el punto anterior. En resumen, debe ser solicitada por un cliente o empresa autorizada, dentro del plazo establecido y con la documentación necesaria (factura original y autorizaciones correspondientes).
• Asignar una numeración propia a la factura de canje: Como las facturas de canje no tienen la misma implicación contable que una factura ordinaria, deben ser numeradas con su serie correlativa propia para poder diferenciarlas. Por ejemplo, si realizas tu primera factura de canje en el año 2022, puedes etiquetarla con la letra “C” y numerarla así: C 01/2022.
• Añadir ambas fechas necesarias: Como las facturas de canje se refieren a una factura anterior, es necesario incluir dos fechas diferentes para aclarar esta información. En primer lugar, la fecha de emisión de la factura de canje. En segundo lugar, la fecha de la factura simplificada original o la fecha de referencia del ticket, en la que se indicará la fecha de la transacción, así como una referencia para identificarla.

¿Cómo se contabiliza una factura de canje?

Las facturas de canje son diferentes a las facturas ordinarias y, al ser una operación fiscal ya cerrada, no tienen impacto en la contabilidad de la empresa que las emite.

Dado que el ingreso ya ha sido contabilizado, no es necesario incluirlas nuevamente en el registro contable. Además, no se requiere ningún ajuste o modificación de la base imponible o del IVA.

¿Las facturas de canje son legales?

Sí, es legal emitir facturas de canje, por lo que los clientes profesionales tienen derecho a solicitarlas y los profesionales a quienes se les solicita pueden emitirlas sin problemas legales.

El uso de facturas de canje está permitido por el Reglamento de Facturación (artículo 15.6) y allí se establece que no se consideran facturas rectificativas.

¿Qué fecha deben de tener las facturas de canje?

Para que una factura de canje sea válida, es necesario que la fecha de emisión que aparezca en ella sea la misma que la de la factura original a la que hace referencia. Además, dado que se trata de una factura que se relaciona con una factura simplificada anterior, es necesario incluir alguna referencia a la factura original y su fecha en algún punto de la factura de canje.

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Las facturas de canje permiten corregir facturas simplificadas y recuperar el IVA correspondiente si se cumplen los requisitos legales. Es importante asignarles una numeración propia y añadir las fechas correspondientes, además de contar con la documentación necesaria. Son una herramienta útil para evitar problemas y recuperar el IVA de forma legal.

Si eres autónomo o pyme, las facturas de canje pueden resultarte muy útiles. Sin embargo, te sugerimos que consideres el uso de herramientas de facturación como Kuot.io que te ayuden a gestionar tu contabilidad de forma más eficiente, faciliten la elaboración de facturas y permitan la generación y presentación de modelos de impuestos.