La factura electrónica es ya una realidad obligatoria para autónomos y empresas en España. La transformación digital ha acelerado la transición de las facturas en papel hacia la facturación electrónica, no solo como una opción más eficiente, sino también como una exigencia legal.
Desde la aprobación de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022, de 28 de septiembre), el uso de la factura electrónica se ha convertido en un requisito progresivo que ya afecta a la mayoría de profesionales. En este artículo encontrarás qué es, cómo funciona, qué ventajas tiene, qué tipos existen, en qué plazos entra en vigor y cómo cumplir la normativa.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento digital que acredita una operación de compraventa de bienes o servicios. Este tipo de factura tiene el mismo valor legal y fiscal que una factura en papel, siempre que cumpla con los requisitos exigidos por la normativa tributaria.
En resumen:
-
Es idéntica en validez a la factura en papel.
-
Debe contener todos los datos obligatorios (NIF, fecha, conceptos, impuestos, etc.).
-
Se expide y recibe en formato electrónico (XML, PDF, etc.).
Su finalidad es doble: documentar legalmente una operación y facilitar la trazabilidad y control fiscal en un entorno 100% digital.
Marco legal de la factura electrónica en España
Antecedentes legales
-
Ley 25/2013: obligó a emitir facturas electrónicas en operaciones con las Administraciones Públicas (importe > 5.000 €).
-
FacturaE: formato XML oficial utilizado en el sector público desde 2015.
Ley Crea y Crece (2022)
La gran novedad llegó con la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas, que amplió la obligatoriedad de la facturación electrónica al sector privado:
-
Empresas y autónomos con facturación anual > 8 millones €: obligación en vigor desde 2023.
-
Empresas y autónomos con facturación < 8 millones €: la obligación entra en vigor en 2025 (dos años tras la publicación de la Ley y su desarrollo reglamentario).
Esto significa que en 2025, prácticamente todos los autónomos y pymes estarán obligados a emitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y profesionales.
¿Quién debe usar la factura electrónica?
Según la normativa, los siguientes sujetos están obligados:
-
Sociedades y autónomos que facturen a otras empresas o profesionales.
-
Empresas que facturen a la Administración Pública (obligatorio desde 2015).
Excepciones:
-
Facturación a consumidores finales (B2C), donde todavía se admite la factura en papel o digital no estructurada.
-
Operaciones en las que la normativa tributaria permita justificantes alternativos.
Ventajas de la facturación electrónica
La implantación de la factura electronica no solo responde a una obligación legal, sino también a una estrategia de eficiencia y digitalización. Entre sus principales beneficios destacan:
-
Reducción de costes: ahorro en papel, impresión y envío.
-
Mayor rapidez: transmisión instantánea y cobros más ágiles.
-
Precisión y menos errores: evita la introducción manual de datos.
-
Cumplimiento legal: se ajusta a la normativa tributaria vigente.
-
Trazabilidad y seguridad: control en tiempo real y verificación de operaciones.
-
Sostenibilidad: contribuye a la reducción de residuos y huella de carbono.
Tipos de factura electrónica
Factura electrónica estructurada
-
Contiene datos organizados en formato estándar (XML, EDIFACT, etc.).
-
Puede ser procesada automáticamente por sistemas de gestión y programas contables.
-
Es obligatoria en el ámbito público a través de FacturaE.
Factura electrónica no estructurada
-
Se presenta como PDF, JPG o documento escaneado.
-
Incluye todos los datos legales, pero su procesamiento requiere intervención manual o software OCR.
-
Se usa habitualmente en relaciones B2C o en empresas que aún no han automatizado procesos.
Datos obligatorios en una factura electrónica
Para que una factura electrónica sea válida debe contener:
-
Numeración correlativa.
-
Fecha de emisión.
-
NIF y datos fiscales del emisor y receptor.
-
Descripción de la operación (concepto).
-
Base imponible.
-
Tipo impositivo aplicado (IVA u otros).
-
Importe total a pagar.
Plazos de implantación de la factura electrónica según la Ley Crea y Crece
-
Grandes empresas (>8M € de facturación) → Desde 2023.
-
Autónomos y pymes (<8M € de facturación) → Obligatorio en 2025.
Esto significa que si eres autónomo o pequeña empresa, debes estar ya preparando la transición a un sistema de facturación electrónica para evitar sanciones.
Cómo emitir y gestionar facturas electrónicas
Los autónomos y empresas deben utilizar un software de facturación homologado que permita:
-
Generar facturas en formato estructurado (XML, FacturaE).
-
Cumplir con los requisitos del Plan de Digitalización de Pymes y la normativa fiscal.
-
Conservar las facturas electrónicas durante al menos 4 años (plazo de prescripción tributaria).
En este sentido, contar con una asesoría experta como Asesorae garantiza no solo el cumplimiento legal, sino también la correcta implantación y automatización de la facturacion electronica.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica en España?
En 2025 será obligatoria para todas las empresas y autónomos en operaciones B2B, según la Ley Crea y Crece.
¿La factura electrónica sustituye totalmente al papel?
En operaciones con empresas y profesionales, sí. En operaciones con consumidores finales, aún se admite la factura en papel.
¿Qué formato debe tener la factura electrónica?
En el ámbito público, debe ser en FacturaE (XML). En el ámbito privado puede usarse también PDF u otros, aunque se recomienda formato estructurado.
¿Qué pasa si no emito factura electrónica estando obligado?
Puedes enfrentarte a sanciones económicas y a la invalidez fiscal de tus facturas.
¿Cómo puedo empezar a emitir facturas electrónicas?
Lo más recomendable es apoyarse en un programa de facturación online y en una asesoría como Asesorae, que garantice el cumplimiento normativo.
Conclusión: da el paso hacia la facturación electrónica con Asesorae
La factura electronica ya no es el futuro, sino el presente. En 2025 se ha convertido en una exigencia legal y en una herramienta imprescindible para autónomos y pymes. Adoptarla no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino también un salto en eficiencia, agilidad y profesionalización de la gestión empresarial.
Si eres autónomo o empresa y aún no te has adaptado a la facturación electrónica, en Asesorae te ayudamos a implantarla de forma sencilla, rápida y segura.
