¿Eres proveedor de un hospital público, de un ayuntamiento o de cualquier organismo del Gobierno de Canarias? Si es así, esto te interesa. Los tiempos de imprimir, firmar a mano y enviar facturas por correo postal se acabaron.
Hoy, facturar a la Administración Pública canaria es un proceso obligatorio, digital y segurísimo. Pero, vamos a ser sinceros, si no estás familiarizado con el trámite, puede resultar un laberinto. ¿Qué formato uso? ¿Cómo me registro? ¿Por qué me rechazan la factura?
No te agobies. En este artículo vamos a guiarte, de forma clara y sencilla, por el mundo de la factura electrónica del Gobierno de Canarias. Te explicaremos cómo usar la plataforma oficial y, lo más importante, cómo hacerlo bien a la primera. Sigue leyendo y despeja todas tus dudas.
¿Qué es y por qué existe el Punto de Entrada de Facturas Electrónicas de Canarias?
Imagina un buzón online gigante y superprotegido. Eso es, en esencia, el Punto de Entrada de Facturas Electrónicas de Canarias (PeFAC). Es la plataforma oficial y única a través de la cual todos los proveedores deben presentar sus facturas a la Administración autonómica y local de las islas.
Su existencia no es caprichosa. La ley obliga a todas las administraciones a tener un sistema de facturación electrónica para ganar en:
- Eficiencia: los trámites son más rápidos y se reducen los errores.
- Transparencia: sabes en todo momento en qué estado está tu factura.
- Ahorro: se eliminan costes de papel, envíos y gestión manual.
- Control: para la Administración, es más fácil gestionar el pago a proveedores.
¿Quién está obligado a usar la factura electrónica del Gobierno de Canarias?
La respuesta es simple: cualquier persona física o jurídica (autónomo, pyme, gran empresa) que preste servicios o venda bienes a cualquier organismo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
Esto incluye desde el propio Gobierno de Canarias, hasta sus empresas públicas (como Gesplan o Grafcan), los servicios sanitarios (hospitales públicos), los ayuntamientos, los cabildos… Si tu cliente es una institución pública canaria, tu factura debe ser electrónica.
Cómo hacer y presentar una factura electrónica paso a paso
Vamos al grano. Aquí te explicamos el proceso para que tu factura llegue a su destino sin problemas.
1. Preparar la factura en el formato correcto
Esto es lo primero. No vale un PDF escaneado de una factura impresa. Tu factura debe ser un archivo XML o, como mínimo, un PDF con un nivel de etiquetado específico (PDF/A-3) que sea «legible» para los sistemas informáticos.
¿Cómo hacer una factura electrónica en el formato correcto?
- Opción A: usar un programa de facturación que ya esté adaptado y te permita exportar directamente en el formato Facturae (el estándar en España).
- Opción B: utilizar los generadores de facturas electrónicas que a veces ofrecen las plataformas o los colegios profesionales.
Tu factura, además, debe contener todos los datos obligatorios de siempre: numeración, tus datos, los del organismo, descripción de la operación, base imponible, IGIC (si aplica) e importe total.
2. Firmar la factura electrónicamente
Para que la factura sea válida, debe estar firmada con un certificado digital reconocido. Es el equivalente a tu firma manuscrita, pero en el mundo digital. Necesitarás tu certificado digital instalado en el ordenador (el mismo que usas para presentar impuestos en la Agencia Tributaria).
3. Acceder y subir la factura al Punto de Entrada
- Entra en la web oficial del Punto de Entrada de Facturas Electrónicas de Canarias.
- Identifícate con tu certificado digital.
- Accede al apartado de «Presentación de Facturas» y sigue los pasos para subir tu archivo (el XML o PDF firmado).
- ¡Listo! Recibirás un justificante de que la factura se ha presentado correctamente y podrás consultar su estado (registrada, en proceso, aceptada, pagada) en cualquier momento.
Errores comunes que provocan el rechazo de tu factura (y cómo evitarlos)
La Administración es muy estricta con los formatos. Estos son los fallos que más vemos y que harán que tu factura sea rechazada:
- Enviar un PDF escaneado: es el error número uno. Un PDF «plano» o una imagen JPEG/PNG no son válidos.
- Factura sin firma electrónica: sin la firma, es como si no la hubieras firmado. No es válida.
- Datos incorrectos o faltantes: verifica que el NIF del organismo receptor es el correcto y que todos los campos obligatorios están completos.
- No usar el certificado digital válido: asegúrate de que tu certificado no está caducado.
¿Necesitas ayuda? Digitalizamos tu relación con la Administración
Gestionar las facturas electrónicas del Gobierno de Canarias puede ser un proceso técnico y lleno de detalles que, si se pasan por alto, retrasan tu cobro. Como autónomo o pequeña empresa, tu tiempo es oro y no puedes permitirte estar peleándote con formatos XML o certificados digitales. ¿La solución? Delegar esta tarea en expertos que vivan y respiren esta normativa a diario.
En Asesorae no solo te asesoramos, sino que nos encargamos de todo el proceso por ti. Te ofrecemos una asesoría contable digital en Canarias que incluye la gestión integral de tu facturación electrónica con la Administración: desde la creación de la factura en el formato correcto hasta su presentación y seguimiento. No dejes que la burocracia digital frene tu negocio. Contacta con nosotros para que podamos ayudarte a simplificar tu vida. ¡Cobra antes y preocúpate menos!
