La obligación de llevar un registro de facturación sigue siendo de la empresa, pero existen requisitos establecidos por la ley que deben ser cumplidos para emitir facturas a través de un tercero o cliente de la compañía.
A continuación veremos qué implica la facturación por terceros, cuáles son los requisitos legales a seguir por las empresas, y cómo se debe llevar a cabo la emisión y posterior tratamiento de una factura emitida por terceros.
¿Qué son las facturas expedidas por terceros?
Las facturas expedidas por terceros —también conocidas como facturas emitidas por el destinatario— son aquellas en las que el cliente o un tercero autorizado emite la factura en nombre del proveedor o profesional que ha prestado el servicio o entregado el bien.
Aunque el tercero sea quien la genere, la responsabilidad sigue recayendo sobre la empresa o el autónomo, que deberá conservar la factura y reflejarla en sus libros de facturación.
Este sistema se utiliza en sectores donde la automatización o la intermediación son frecuentes, como telecomunicaciones, franquicias, marketplaces o agencias de representación comercial, entre otros.
Regulación legal: qué dice la ley sobre la facturación por el destinatario
La facturación por el destinatario está regulada por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprueba el Reglamento de Facturación.
Concretamente, su artículo 5 establece que los destinatarios de las operaciones o terceros pueden emitir facturas en nombre del empresario o profesional, siempre que:
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Exista un acuerdo previo por escrito entre ambas partes.
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Cada factura sea aceptada expresamente por la empresa en cuyo nombre se expide.
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Se emitan series específicas de facturación para diferenciar las facturas expedidas por terceros.
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Se comunique la delegación de esta función a la Agencia Tributaria mediante el modelo 036.
En resumen, aunque el cliente emita la factura, la empresa sigue siendo la responsable legal y fiscal de su contenido.
Requisitos para emitir facturas por terceros
Para que la factura expedida por un tercero tenga validez fiscal y cumpla con la normativa vigente, deben cumplirse las siguientes condiciones:
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Acuerdo previo formalizado: ambas partes deben firmar un documento que autorice la emisión de facturas por el destinatario.
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Aceptación expresa: la empresa deberá aceptar cada factura expedida.
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Copia obligatoria: el tercero debe enviar una copia de la factura al proveedor o autónomo.
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Datos fiscales completos: la factura debe incluir los datos del proveedor (emisor real), aunque sea generada por un tercero.
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Mención obligatoria: en el documento debe figurar la frase “facturación por el destinatario”.
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Numeración diferenciada: cada tercero debe tener su propia serie de facturación.
¿Cómo se emite una factura de compra a terceros?
El proceso de emisión de una factura de compra a terceros es muy similar al de una factura tradicional, pero con ciertas particularidades:
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El tercero (cliente) genera la factura con los datos fiscales del proveedor.
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Se añade la mención “facturación por el destinatario”.
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La factura se numera con una serie específica para ese cliente.
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Se envía una copia al proveedor, que deberá registrarla como una factura emitida.
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Se declara a Hacienda junto con el resto de las facturas expedidas.
Este sistema también es válido para operaciones internacionales. En el caso de clientes fuera de la UE, se debe comunicar a la Agencia Tributaria la existencia del acuerdo de facturación.
Registro contable y obligaciones fiscales
Las facturas expedidas por terceros deben tratarse contablemente igual que las facturas emitidas directamente por la empresa.
Esto significa que:
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Deben registrarse en los libros de facturas emitidas.
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Se deben incluir en las declaraciones trimestrales de IVA (modelo 303).
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Deben formar parte del Suministro Inmediato de Información (SII), si la empresa está obligada a ello.
Aunque el documento no siga la numeración interna del proveedor (ya que corresponde al tercero), su registro es obligatorio para efectos de IVA y control tributario.
El SII y la facturación por el destinatario
El Suministro Inmediato de Información sigue siendo el sistema de comunicación de facturas en tiempo real con la Agencia Tributaria.
En el caso de facturas expedidas por terceros:
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La obligación de enviar los datos al SII es del proveedor, no del cliente.
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Si la empresa delega la facturación, debe informarlo mediante el modelo 036.
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Las facturas generadas por terceros deben comunicarse con el mismo nivel de detalle que las emitidas directamente.
El objetivo del SII es evitar errores, duplicidades o fraudes en la gestión del IVA y facilitar la supervisión de las operaciones comerciales.
Ventajas y riesgos de la facturación por terceros
Ventajas:
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Ahorra tiempo en la gestión administrativa.
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Permite automatizar la emisión de facturas.
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Facilita la relación comercial en redes de franquicias o grandes clientes.
Riesgos:
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Posibles errores en los datos fiscales de la factura.
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Sanciones tributarias si no se cumplen los requisitos del Real Decreto 1619/2012.
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Dificultad de control si no se registran correctamente las series de facturación.
Por eso es recomendable contar con una asesoría fiscal especializada que verifique que el proceso se ajusta a la normativa y evita incidencias ante Hacienda.
Preguntas frecuentes sobre facturas expedidas por terceros
1. ¿Quién es responsable de una factura expedida por terceros?
La responsabilidad recae siempre sobre la empresa o autónomo titular, aunque la facture un cliente o intermediario.
2. ¿Puedo emitir facturas por el destinatario sin acuerdo previo?
No. La ley exige un acuerdo previo y por escrito entre ambas partes.
3. ¿Debo incluir las facturas emitidas por terceros en mis libros de IVA?
Sí. Estas facturas deben registrarse como parte de las facturas expedidas, con su serie correspondiente.
4. ¿Qué ocurre si el cliente no comunica la factura a Hacienda?
La obligación de comunicación es del proveedor, no del cliente. Si no se remite, podría haber sanciones.
5. ¿Puedo usar programas de facturación para gestionar facturas por terceros?
Sí, pero deben permitir crear series independientes y reflejar correctamente la mención “facturación por el destinatario”.
Conclusión: confía la gestión de tus facturas expedidas a profesionales
Las facturas expedidas por terceros son una herramienta útil para simplificar la facturación, pero también implican una gran responsabilidad fiscal. Cumplir con los requisitos legales, numerar correctamente las facturas y comunicarlas al SII son tareas que requieren control y precisión.
En Asesorae te ayudamos a gestionar tus facturas emitidas, por terceros o propias, cumpliendo con la normativa vigente y evitando sanciones de la Agencia Tributaria.
Confía en un equipo experto que simplifica tu contabilidad y te permite centrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.
