La obligación de llevar un registro de facturación sigue siendo de la empresa, pero existen requisitos establecidos por la ley que deben ser cumplidos para emitir facturas a través de un tercero o cliente de la compañía.
A continuación veremos qué implica la facturación por terceros, cuáles son los requisitos legales a seguir por las empresas, y cómo se debe llevar a cabo la emisión y posterior tratamiento de una factura emitida por terceros.
En la facturación por terceros, el cliente o una persona ajena al servicio, es responsable de emitir la factura en lugar de la empresa o profesional que ha proporcionado los servicios. Sin embargo, la empresa sigue siendo responsable del documento y sus datos identificativos aparecen en este tipo de factura.
En lugar de que la empresa genere y envíe la factura al cliente, el cliente o la persona designada generan la factura a sí mismos con los datos de la empresa y envían una copia a la empresa para mantener un registro del proceso. Este proceso es común en sectores como la telefonía móvil y en puntos de venta franquiciados.
La regulación de la facturación por terceros viene recogida en el Real Decreto 1619/2012. En su artículo 5, establece que los destinatarios de las operaciones, es decir, el cliente, o un tercero, pueden emitir facturas en nombre de la empresa, pero la obligación y los datos que aparecen en la factura siguen siendo responsabilidad de la empresa.
Para cumplir con estos requisitos legales, se deben cumplir ciertos requisitos establecidos por la ley, los cuales se explican en detalle más adelante. Además, la empresa deberá enviar la información correspondiente a la agencia tributaria, incluso si ha sido un tercero el que ha emitido la factura.
Cabe destacar que, en este tipo de facturación, se deben asignar series diferentes para cada uno de los terceros o personas que emiten las facturas.
De acuerdo con el Real Decreto 1619/2012 para la emisión de facturas por terceros, se debe cumplir una serie de condiciones por parte de la empresa y del destinatario de la factura:
A la hora de realizar una facturación a terceros, el proceso es sencillo si se cumplen los requisitos que hemos visto anteriormente y algunos detalles más que se especifican a continuación:
Aunque se trate de una factura expedida por un tercero a nombre de una empresa o profesional, su tratamiento debe ser el mismo que si hubiera sido emitida por el propio empresario o autónomo.
Por ejemplo, aunque no tenga una numeración correlativa a las facturas emitidas por la empresa, ya que tienen una serie diferente, debe aparecer en los registros de facturación.
Estas facturas deben ser consideradas igual que cualquier otra a efectos de presentar el IVA, realizar los trimestres y llevar los libros de facturas.
El SII, o Suministro Inmediato de Información del IVA, es un sistema telemático implementado en 2017 que permite a las empresas registrar su facturación en tiempo real a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Este sistema simplifica la gestión de los libros contables obligatorios, incluyendo el registro del IVA, las facturas emitidas y recibidas, las operaciones intracomunitarias y los bienes de inversión.
Sin embargo, en el caso de facturación por terceros, la empresa es responsable de remitir esta información a la Agencia Tributaria y no el tercero o cliente que emitió la factura. Si la empresa ha delegado la función de facturación al cliente, debe comunicarlo a la Agencia Tributaria mediante el modelo 036.
La facturación por terceros puede ser útil para delegar tareas de facturación, pero la empresa o autónomo sigue siendo responsable de cumplir con las obligaciones fiscales y contables. El SII facilita el proceso de registro y presentación de facturas, pero es necesario comunicar a la Agencia Tributaria cualquier delegación de funciones de facturación al cliente. En resumen, la facturación por terceros es una herramienta útil, siempre y cuando se cumplan las obligaciones legales correspondientes.
Si eres autónomo o pyme, las facturas emitidas por terceros pueden resultarte muy útiles. Sin embargo, te sugerimos que consideres el uso de herramientas de facturación como Kuot.io que te ayuden a gestionar tu contabilidad de forma más eficiente, faciliten la elaboración de facturas y permitan la generación y presentación de modelos de impuestos.
