La factura electrónica ha pasado de ser una opción a convertirse en una obligación progresiva para autónomos y empresas. Ya es obligatoria en las relaciones con la Administración pública y, con la plena aplicación de la Ley Crea y Crece, lo será también en las operaciones entre empresas (B2B).
En este contexto, validar una factura electrónica no es un simple trámite técnico: es la garantía de que tus facturas electrónicas cumplen la normativa, evitan sanciones y son fiscalmente correctas.
En esta guía te explicamos qué significa validar una factura electrónica, qué requisitos debe cumplir, cómo hacerlo paso a paso y qué plataformas oficiales existen tanto para facturas con la Administración como entre empresas.
¿Qué significa validar una factura electrónica?
Validar una factura electrónica consiste en comprobar que el archivo cumple todos los requisitos legales, técnicos y fiscales exigidos por la normativa vigente.
Una factura electrónica válida debe garantizar:
- Autenticidad del emisor
- Integridad del contenido
- Legibilidad
- Trazabilidad
La validación no solo afecta al contenido (datos fiscales, importes, impuestos), sino también al formato, la firma electrónica avanzada y la estructura técnica del archivo.
¿Por qué es importante validar una factura electrónica?
No validar correctamente una factura electrónica puede provocar:
- Rechazo de la factura por parte del destinatario
- Imposibilidad de deducir el IVA
- Incidencias en inspecciones de Hacienda
- Retrasos en el cobro
Para autónomos y empresas, validar las facturas electrónicas es clave para asegurar la validez legal de sus operaciones y evitar problemas fiscales.
Requisitos generales para validar una factura electrónica
Antes de entrar en los distintos escenarios (Administración o B2B), toda factura electrónica debe cumplir unos requisitos básicos:
- Número único y consecutivo de factura
- Fecha de emisión
- Datos fiscales completos del emisor y receptor
- Descripción clara de la operación
- Base imponible, tipo impositivo e importe total
- Conservación del archivo durante al menos 4 años
Además, la factura debe generarse y conservarse en un formato electrónico que garantice su integridad y autenticidad.
Validar facturas electrónicas emitidas a la Administración pública
Desde 2015, las facturas dirigidas a la Administración pública deben emitirse obligatoriamente en formato electrónico.
Requisitos técnicos de las facturas electrónicas a la Administración
Para que una factura electrónica sea válida frente a la Administración, debe:
- Estar en formato Facturae (XML)
- Cumplir el esquema Facturae 3.2 o 3.2.1
- Incluir firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido
- Identificar correctamente al órgano destinatario
La firma electrónica avanzada es imprescindible, ya que garantiza la identidad del emisor y la integridad del contenido.
Datos obligatorios en la factura electrónica
Además de los requisitos técnicos, la factura debe incluir:
- Número de factura correlativo
- Fecha de expedición
- NIF y razón social del emisor y receptor
- Concepto de la operación
- Base imponible
- Impuestos aplicables
- Importe total
Plataforma para validar facturas electrónicas con la Administración
La Administración pone a disposición de los contribuyentes el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe).
A través de esta plataforma puedes:
- Validar el formato de la factura
- Verificar la firma electrónica
- Comprobar si la factura ya está registrada
FACe actúa como repositorio y validador oficial de las facturas electrónicas dirigidas al sector público.
Validar facturas electrónicas entre empresas (B2B)
Con la Ley Crea y Crece, todos los autónomos y empresas estarán obligados a generar facturas electrónicas en operaciones B2B.
Aunque el reglamento definitivo aún está en desarrollo, ya se conocen los criterios básicos de validación.
Datos y elementos que deberán incluir las facturas electrónicas B2B
Las facturas electrónicas entre empresas deberán incluir, además de los datos habituales:
- Estado de la factura (emitida, aceptada, pagada, rechazada)
- Fecha de pago efectiva
- Códigos QR o identificadores alfanuméricos
- Número único y consecutivo
Esto permitirá a la Administración controlar los plazos de pago y mejorar la trazabilidad de las operaciones.
Requisitos técnicos de las facturas electrónicas B2B
Para que una factura electrónica B2B sea válida, deberá:
- Emitirse mediante un software certificado o la plataforma pública de Hacienda
- Garantizar la integridad, autenticidad y trazabilidad de los datos
- Permitir el acceso, descarga y conservación por parte del destinatario
- Cumplir los requisitos del reglamento de facturación
Plataforma pública para validar facturas electrónicas B2B
La normativa prevé la creación de una plataforma pública de facturación electrónica B2B, similar a FACe.
Esta plataforma permitirá:
- Generar facturas electrónicas gratuitamente
- Validar facturas electrónicas
- Almacenar todas las facturas emitidas
- Facilitar el control de pagos por parte de Hacienda
Todas las facturas electrónicas, incluso las emitidas con software privado, deberán registrarse en esta plataforma.
Verifactu: validación de facturas electrónicas con Hacienda
Verifactu es un sistema voluntario de verificación que permitirá enviar automáticamente las facturas a la Agencia Tributaria.
Las facturas emitidas bajo este sistema incluirán la mención «VERI*FACTU», lo que indica que:
- La información se ha remitido en tiempo real a Hacienda
- La factura es verificable en la sede electrónica de la AEAT
Este sistema reducirá errores, facilitará la llevanza de libros contables y aumentará la transparencia fiscal.
Errores comunes al validar una factura electrónica
Algunos errores frecuentes son:
- Emitir facturas en PDF creyendo que son electrónicas
- No usar firma electrónica avanzada cuando es obligatoria
- Duplicar el número de factura
- Utilizar software no certificado
- No conservar los archivos correctamente
Evitar estos fallos es clave para que tus facturas electrónicas sean válidas.
Conclusión: valida tus facturas electrónicas con seguridad
Saber cómo validar una factura electrónica es fundamental en el nuevo escenario de facturación digital obligatoria.
La normativa es técnica, cambiante y exige precisión. Un error en el formato, la firma o los datos puede invalidar una factura y generar problemas fiscales.
En Asesorae ayudamos a autónomos y empresas a generar, validar y gestionar sus facturas electrónicas conforme a la normativa vigente, para que puedas centrarte en tu negocio con total tranquilidad.
Si tienes dudas sobre la validación de facturas electrónicas o quieres asegurarte de que tu sistema de facturación cumple la ley, nuestro equipo de asesores fiscales online puede ayudarte.
